Tijdens mijn eerste baan had ik een manager die regelmatig met een aantal collega’s ging roken op het dakterras. Ik merkte dat er tijdens die momenten ook veel zakelijke dingen werden besproken die ik vaak pas veel later hoorde. Het ging me iets te ver om dan ook maar te gaan roken... Onder het mom van een ‘frisse neus’ ben ik toch een aantal keer meegegaan om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen binnen de afdeling. Zo creëerde ik voor mezelf een gelijk speelveld op het kantoor. Afgelopen weken moest ik vaak denken aan deze ervaring. In gesprekken met teams rondom hybride werken is kennisdelen en slim samenwerken een belangrijk onderwerp. We hebben het dan vaak over: hoe creëer je een gelijk speelveld op het hybride kantoor. Tussen collega’s op kantoor en collega’s die elders werken. Oftewel de collega’s op het dakterras en de collega’s binnen.
Wat bedoelen we met een gelijk speelveld? Om aan informatie te komen en je betrokken te voelen bij het team en de organisatie hoeft het niet uit te maken of je op kantoor of elders werkt. Zonder gelijk speelveld voelen medewerkers zich buitengesloten of achtergesteld. Zo kan druk worden ervaren om tóch naar kantoor te komen of wordt de drempel om te komen steeds hoger. De voordelen van het hybride werken gaan op deze manier verloren. Dus, hoe creëer je dan een gelijk speelveld op het hybride kantoor?
in een kramp
We kunnen er niet omheen dat het in iedere werksituatie belangrijk is om stil te staan bij een gelijk speelveld én dat het niet vanzelf gaat. De neiging van organisaties kan zijn om in een kramp te schieten en alles van bovenaf dicht te regelen. Bijvoorbeeld: minimaal 60% van je tijd aanwezig op kantoor, vaste dagen per afdeling, elke week een teammeeting met verplicht fysieke aanwezigheid, etc.
Bovenstaande afspraken zijn zeker niet verkeerd alleen worden ze vaak gemaakt vanuit de gedachte ‘one size fits all’. Terwijl we afgelopen twee jaar juist hebben gemerkt dat er alle mogelijke variaties zijn waarop je succesvol kan zijn in je werk! Op een manier die past bij jouw organisatie, het team en jou persoonlijk; oftewel ‘one size fits nobody’. Zoals al eerder genoemd in deze blog, is het de verantwoordelijkheid van de top om een heldere en inspirerende visie op hybride werken te ontwikkelen.
Daarnaast helpt het als er een aantal richtinggevende kaders wordt neergezet, bijvoorbeeld over het gebruik van de digitale middelen en de werkplekken. Vanuit die kaders kunnen leidinggevenden en teams bepalen wat zij nodig hebben om samenwerken en kennisdelen te optimaliseren. Zo creëren zij samen een gelijk speelveld.
fear of missing out
Wanneer iedereen op het hybride kantoor toegang heeft tot dezelfde informatie en betrokken kan zijn bij de organisatie en het team , creëer je een gelijk speelveld . Hier komen best wat uitdagingen bij kijken. Deze uitdaging zitten met name in concrete voorbeelden in het dagelijks werk. Wat wij veel terug horen bij onze klanten is:
> collega’s die op kantoor nog veel bespreken nadat de hybride vergadering is afgelopen…
> successen vieren met taart bij de koffieautomaat. De collega’s thuis pakken vast wel een koekje…
> medewerkers hebben een overvolle agenda en zijn bij veel meetings aanwezig om maar niet te missen wat er speelt. Maar ze komen niet daadwerkelijk iets halen of brengen…
> ben je niet op kantoor dan mis je de leuke weetjes die worden gedeeld tussen collega’s. Hierdoor horen sommige teamleden pas veel later dat er bijvoorbeeld een belangrijk life event is bij een collega…
Om als team op een succesvolle manier hybride te werken is het belangrijk om deze ontwikkelingen nader te bekijken. Waarom ga je bij meetings zitten waar alleen maar informatie gezonden wordt door een of twee personen en er geen interactie is? Van teams horen we vaak dat mensen bang zijn om iets te missen: fear of missing out. Ze willen op de hoogte zijn, zien wie er ook aanwezig is en ook zelf gezien worden. Een hele begrijpelijke reactie maar vaak betaalt de medewerker daar een hoge prijs voor bijvoorbeeld als het gaat om vitaliteit.
working out loud
Hoe zorgen we ervoor dat we keuzes durven te maken en erop te vertrouwen dat we niet alles hoeven te weten om ons werk op een goede en prettige manier te doen?
Wat helpt om deze keuzes te maken is door ‘working out loud’ toe te passen. Dit betekent dat je zoveel mogelijk transparant werkt en je kennis deelt, mondeling en digitaal via een samenwerkplatform. Hierdoor heb je altijd toegang tot de informatie en kan je hiernaar kijken als het voor jou relevant is. Je zichtbaarheid verplaatst dus voor een deel van offline naar online. Je deelt bijvoorbeeld interessante ontwikkelingen in je vakgebied in het ‘kenniskanaal’ en laat weten dat je gaat verhuizen in het ‘koffiekanaal’.
leidinggeven aan het speelveld
Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij het creëren van een cultuur van inclusiviteit en betrokkenheid; voor iedereen, op kantoor én op afstand. Een toepasselijke definitie van leidinggeven in deze context komt van Frances Frei en Anne Morriss:
“Leidinggeven is anderen stimuleren via je aanwezigheid – en ervoor zorgen dat de impact standhoudt bij je afwezigheid. Leidinggevenden moeten de omstandigheden creëren waarin mensen hun eigen capaciteiten en kracht kunnen verwezenlijken.”
(uit “The Unapologetic Leader’s Guide to empowering everyone around you”, Harvard Business School Press)
Met andere woorden, creëer en bestendigt als leidinggevende een speelveld van gelijkheid in een hybride vorm. Dit vraagt om nieuwsgierigheid, kwetsbaarheid, voorbeeldgedrag en voldoende aandacht voor de relatie en het proces. Vanuit de relatie investeer je tijd in het goed leren kennen van je team en faciliteer je tijd en ruimte om te verbinden met elkaar. Bij het proces gaat het over goede afspraken maken mét het team en elkaar ook aan deze afspraken houden.
aan de slag
Zoals ik al aangaf, een gelijk speelveld is niet vanzelfsprekend aanwezig. Het is waardevol om als team hierover in gesprek te gaan. Wat is de ideale situatie voor jullie als je kijkt naar samenwerken en kennisdelen in de hybride situatie? Wat heeft eenieder nodig om zich betrokken te voelen en op de hoogte te zijn? Welke gedragsafspraken vraagt dit van het team?
Plan een startgesprek met je team in waarin je met elkaar bepaalt wat jullie eerste stappen hierin zijn. Zorg dat het onderwerp ook daarna regelmatig terugkomt zodat het een gewoonte wordt om de samenwerking te bespreken en te optimaliseren. Het voelt misschien tegenstrijdig om in alle drukte regelmatig tijd te plannen met het team om het over de samenwerking te hebben en niet over de inhoud. Het is echter de moeite waard: het zorgt voor meer voorspelbaarheid en duidelijkheid. Een goede basis om als team succesvol te zijn. Zodat je met elkaar kan profiteren van de voordelen van het hybride werken.
Wil je meer weten over hoe work21 jouw organisatie kan ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van hybride werken, bijvoorbeeld met ons workstyle traject, en het leiderschap dat daarvoor nodig is? Neem dan contact op met Esther Slotema of Myrna Everaars. En voor je dagelijkse dosis praktische tips over slim (samen)werken en wendbaar blijven in de digitale tijd volg je natuurlijk onze LinkedIn-pagina.
