“Het lijkt wel of ik tegenwoordig de hele dag alleen maar digitaal aan het vergaderen ben. En tussendoor reageer op berichten…”, hoorde ik laatst iemand verzuchten. Dat gevoel kan best kloppen. We besteden nu 85% van onze werkweek aan samenwerken via email, telefoon, videogesprek, app of chat! De werktrendindex van 2022 van Microsoft laat een vergelijkbaar beeld zien. Medewerkers besteedden in februari 2022, 252% meer tijd aan Teams vergaderingen dan voor de pandemie. En het aantal wekelijkse vergaderingen is met 153% toegenomen… Welke impact heeft het op onze focustijd als we hybride werken?
Ik hoor regelmatig bij onze klanten dat medewerkers het gevoel hebben snel te moeten reageren op berichten. “En als je niet snel genoegd reageert op een chat, sturen ze ook nog een mail als reminder…” In een artikel van uit de Wall Street Journal van maart 2021, bleek dat de reactiesnelheid op een zakelijke email 72 minuten was en die op Slack-berichten slechts 16 minuten… Tijdens de coronaperiode zal deze reactiesnelheid eerder korter dan langer zijn geworden.
een nieuwe standaard voor focustijd
Het lijkt wel of we een nieuwe standaard opbouwen. Lange dagen op kantoor om toewijding te tonen verruilen we voor zo snel mogelijk te reageren op berichten. Zo creëren we (ongezonde) verwachtingen over onze digitale beschikbaarheid. Zijn we bang dat collega’s anders de indruk krijgen dat we andere dingen aan het doen zijn? Of zijn het onuitgesproken (management) verwachtingen? Terwijl meer tijd voor concentratiewerk juist het doel van het oorspronkelijke concept van thuiswerken, ’telewerken’ of op afstand werken was. Je bleef een dag thuis om ongestoord stukken te lezen, presentaties te maken, vergaderingen voor te bereiden, nieuwe producten te bedenken.
Digitale tools stellen ons vandaag de dag steeds beter in staat om op afstand met elkaar samen te werken. Hybride samenwerken kan twee kanten op gaan. We gaan digitaal kantoortje spelen vanuit huis of we richten onze werktijd slimmer in met digitale tools en naar individuele wensen met blokken voor focustijd.
De manier om deze focustijd te creëren is door meer asynchroon te gaan werken.
asynchroon werken geeft rust
Asynchroon werken betekent in feite samenwerken in een team waarbij niet alle leden tegelijkertijd online hoeven te zijn. Dit stelt individuele medewerkers in staat hun productiviteit te maximaliseren zonder te wachten tot anderen taken hebben voltooid. Met werkprocessen die medewerkers autonomie en vertrouwen geven om dit te doen. Asynchroon werken ontkoppelt tijd en direct resultaat. De ander kan reageren op het moment (en de plaats) dat het hem of haar het beste uitkomt.
Kenmerken van asynchroon werken zijn:
> medewerkers hoeven niet tegelijkertijd online te zijn
> goede documentatie die voor iedereen beschikbaar is
> geeft medewerkers meer autonomie en vrijheid
> sturing vindt plaats op resultaten
Natuurlijk doen we het al de hele tijd: berichten verzenden, voicemails achterlaten, video’s opnemen. Je reageert op het moment (en op de plaats) dat jou het beste uitkomt. Matt Mullenweg van Automattic noemt dit distributed work, verspreid werk. De uitvoering verdeel je over je eigen werktijd. Door niet continu gelijktijdig te werken en snel te reageren op berichten creëer je tijd om rustig na te kunnen denken. Het creëert ruimte voor kenniswerk, ongestoord kunnen werken en wellicht zelfs in een flow te geraken.
hoe stimuleer je asynchroon werken?
Hoe kunnen we het aantal vergaderingen en de vergadertijd reduceren? Een open deur, streeft naar zo weinig mogelijk (hybride) vergaderingen. “En organiseer je een vergadering, bereid die dan asynchroon voor”, zegt Darren Nurph, van manager van GitLab Remote.
Haal ook alle onderdelen uit de vergadering waarin er informatie wordt gezonden en waarmee tijd verloren gaat. Mededelingen, presentaties, toelichtingen op agendapunten deel je vooraf via een document of video.
Voorbereiden van vergaderingen betekent niet alleen stukken doorlezen maar ook vooraf vragen aan het agendapunt toevoegen of bilateraal te overleggen. Deze manier van werken voorkomt dat deelnemers passieve toehoorders zijn maar een actieve rol spelen bij de bespreking. Het zorgt voor betere besluitvorming doordat iedereen er van tevoren over heeft nagedacht en de gelegenheid krijgt om te participeren.
Versterk het activeren van deelnemers in de vergadering breakout-rooms in te zetten. Zo kun je in kleine groepen specifieke punten bediscussiëren. Of gebruik een whiteboard of een Miro-bord zodat iedereen mee kan doen en input kan leveren.
Dit is een van de voorbeelden om meer asynchroon te gaan werken in je organisatie. Houd daarbij in gedachten dat het niet eenvoudig is om oude gewoontes te veranderen. Het is een proces van trial-and-error, een oefening met vallen en opstaan. Maar de zoete beloning is een aanzienlijke reductie in het aantal vergaderingen en een vermindering van de vergadertijd. Zodat er meer gelegenheid is om ongestoord denkwerk te kunnen verrichten.
Wil je meer weten over hoe work21 jouw organisatie kan ondersteunen bij het ontwikkelen en implementeren van asynchroon werken? Neem dan contact op met Esther Slotema. En voor je dagelijkse dosis praktische tips over slim (samen)werken en wendbaar blijven in de digitale tijd volg je natuurlijk onze LinkedIn-pagina.
