Veel organisaties zijn op dit moment bezig met de periode na de lockdown. Hoe gaat de toekomst van het werk eruitzien als we weer naar kantoor mogen? Digitaal samenwerken op afstand went en gaat beter dan verwacht. Ook willen medewerkers bepaalde voordelen van het thuiswerken, zoals autonomie en minder reistijd, niet kwijt. Hoe vind je de balans tussen volledig op kantoor, zoals het was, en volledig thuis, zoals tijdens de lockdown? Hoe gaat die hybride vorm van werken er dan uit zien?
De term die we nu veel horen is ‘hybride werken’. Maar wat verstaan we daar onder? Corporate antropoloog Jitske Kramer omschrijft het als volgt:
Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar het werk plaatsvindt. In hybride werkculturen is voor de werklocatiekeuze niet het beschikbare gebouw leidend, maar het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiënte van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers en klanten.
Jitske Kramer
Eind maart organiseerde de HR Academy een online congres over hybride werken om professionals uit verschillende werkvelden samen te brengen en te inspireren. Wij waren daar natuurlijk ook bij aanwezig en gingen samen met HR-medewerkers, architecten, managers en andere professionals in gesprek over hybride werken. De belangrijkste conclusie: om hybride werken succesvol vorm te geven en te implementeren heb je iedereen in de organisatie nodig, niet alleen de IT-afdeling en het facilitair bedrijf. Dat klinkt bekend! Bij work21 gebruiken we namelijk het model van de Digital Workplace van Jane McConnell (2014) waarin we zowel naar mens, technologie als organisatie kijken. Vanuit deze integrale benadering helpen wij organisaties al jaren met wendbaar worden in de digitale tijd. In deze blog hebben we drie vragen verzameld over hybride werken die we veel hebben gehoord bij klanten en tijdens het congres. We nemen je graag mee in hoe wij over deze vraagstukken denken!
Vraag 1: Waar moeten we beginnen?
We zien dat managementteams in organisaties niet goed weten waar ze moeten beginnen met een hybride werken strategie. Ons advies: begin bij het waarom. Waarom willen we als organisatie hybride werken? Wat draagt het bij aan onze organisatiedoelstellingen? Wat heeft het voor voordelen voor onze medewerkers? En voor de klanten? Neem hier de tijd voor en verzamel input van diverse medewerkers uit je organisatie. Als het waarom duidelijk is, is het makkelijker om een verandering in gang te zetten.
Wij gebruiken het ADKAR-model van Prosci® om veranderingen te meten. De eerste A van ADKAR staat voor awareness: begrijp ik waarom deze verandering plaatsvindt? De D staat voor desire: wat brengt het mij? Wat is het voordeel voor de organisatie, en voor mijn eigen werk? Het is dus erg belangrijk om met de hybride werken visie meteen antwoord te geven op de waarom en in te spelen op de voordelen. Wil je hulp bij het ontwikkelen van je visie? Wij helpen je graag! Lees hier hoe wij ondersteunen bij visievorming voor hybride werken.
Vraag 2: Wat wordt de rol van het kantoor?
Dat we niet massaal weer op kantoor gaan werken wordt bij steeds meer organisaties duidelijk. Dat zet ze aan het denken: wat moeten we met het huidige kantoor? Hebben we wellicht minder ruimte nodig, gaan we het anders inrichten? Tijdens het HR Academy congres hebben we een lezing bijgewoond van Jaytee van Veen waarin hij vertelde dat het kantoor meer de functie krijgt van een ontmoetingsplek, een soort clubhuis. Als je het type werk leidend laat zijn dan moet dit ook terugkomen in het gebouw. Dan is er iets anders nodig dan de bekende kantoortuin. Bijvoorbeeld meer ruimtes met de juiste technische voorzieningen zodat je hybride kunt vergaderen, werkplekken voor collega’s die minder goed kunnen thuiswerken, brainstormruimtes waar je met een groep creatief bezig kan zijn.
Het kantoor is ook de plek waar de cultuur van de organisatie zichtbaar moet zijn zodat medewerkers in verbinding blijven met de visie en waarden. De identiteit van de organisatie zie je terug in de ruimtes en inspireren om samen te werken en resultaten te behalen. Maar, een grote verandering van het kantoor is niet altijd haalbaar. Ga kijken waar de quick wins te halen zijn en neem het mee in de planning voor de langere termijn.
afspraken in beeld
Als we niet meer altijd op kantoor werken is het belangrijk dat er nieuwe werkafspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over het gebruik van werkplekken en van digitale middelen. Nu we alleen maar thuiswerken is dat natuurlijk al nodig. Pas deze afspraken waar nodig aan als we meer richting een hybride vorm gaan. Goede afspraken zorgen uiteindelijk voor meer vrijheid en flexibiliteit. Ga met elkaar het gesprek aan over hoe je samenwerkt, welke middelen je daarvoor gebruikt, en waarvoor wat bedoeld is en schrijf de afspraken op. Bijvoorbeeld: geen bestanden mailen via Outlook, maar alleen linkjes delen naar bestanden in Teams of SharePoint, bij videocalls de camera altijd aanzetten en een collega niet storen als zijn/haar status op bezet staat.
Wat helpt is het maken van een samenwerkmatrix samen met je team. Dit is een visueel overzicht van welke tool je waarvoor gebruikt. Wij als work21 werken met zo’n matrix en het helpt ons juist nu om effectief te blijven samenwerken. We kunnen er voor jouw team en/of organisatie een op maat maken.
Vraag 3: Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers de oude patronen loslaten?
Als je een visie hebt ontwikkeld, samenwerkafspraken hebt gemaakt en eventueel je kantoor anders hebt ingedeeld kom je op het punt waarbij de medewerkers oude patronen moeten loslaten. Hybride werken vraagt om bepaalde competenties. Als we het ADKAR-model erbij pakken gaan we hier kijken naar de K van Knowledge, welke skills zijn nodig om in een hybride vorm samen te werken. Denk hierbij aan resultaatgericht en transparant werken.
Vervolgens moeten deze nieuwe competenties ook in de praktijk worden gebracht; de tweede A (ability) van het ADKAR-model. Dit kan bijvoorbeeld door de verandering te vertalen naar concrete werkscenario’s, een praktische vertaalslag van de gewenste verandering naar dagelijkse activiteiten en werkzaamheden van medewerkers. Zo is de andere manier van werken direct toepasbaar (en relevant!) voor medewerkers en draagt het bij aan het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte. En dan hebben we nog de R van het ADKAR-model: reinforcement. Deze stap gaat vooral over het borgen en verder uitbouwen van de verandering. Dit kan je doen door successen te vieren, gewenst gedrag te erkennen en te belonen en feedback te geven. Het is heel handig om het nieuwe gedrag meetbaar te maken. Dan kan je goed monitoren wat de status van de verandering is.
Ook leiderschap is cruciaal bij het loslaten en veranderen van oude patronen. Zorg als leidinggevende voor een teamdialoog, stel doelen en bereid je voor op weerstand. Hoe ga je om met medewerkers die niet willen? Zorg voor een psychologisch veilige omgeving waar iedereen zijn of haar mening durft te geven. Competenties die je als leidinggevende hiervoor nodig hebt, zijn o.a. empathisch luisteren, inspireren en authenticiteit. En goed voorbeeld doet volgen! Dus pak als leidinggevende die voorbeeldrol.
Uit een onderzoek van McKinsey blijkt dat 70% van de transformaties mislukt door ‘zachte factoren’. Zet de medewerker dus centraal om de verandering te laten slagen.
Tot slot
Dit is hét moment om na te denken over hoe hybride werken in jouw organisatie vorm gaat krijgen. Met de antwoorden op deze 3 veel gestelde vragen helpen we je alvast een stukje op weg. Wil je meer weten? In juni organiseren we korte inspiratiesessies rondom hybride werken. Op 8 juni gaan we het hebben over de rol van de leidinggevende in hybride werken. Op 17 juni vertellen we je meer over psychologische veiligheid en waarom dit extra belangrijk is voor hybride teams. Meld je hier aan voor de webinar(s). Tot dan!
