uitdaging
Na een heftige coronaperiode stond de staf van Hogeschool Inholland locatie Haarlem voor een uitdaging: de terugkeer naar locatie en tegelijkertijd de overgang naar een hybride werkwijze. De stafmedewerkers hebben tijdens de pandemie noodgedwongen overwegend vanuit huis gewerkt omdat de prioriteit voor het gebruik van de ruimtes bij het onderwijs lag. Na de laatste lockdown mocht iedereen weer naar de hogeschool. Toch bleef het rustig op de stafafdelingen. Als er stafmedewerkers waren, zaten ze vooral met hun teamgenoten bij elkaar. De wens van het management was juist dat er meer verbinding met andere afdelingen en teams binnen de eigen afdeling zou ontstaan. De verbinding met de organisatie en de integrale samenwerking (ook met de onderwijsdomeinen) kwam in de knel.
De HR-directeur van Inholland, André Frijters, nam contact met work21 op. Hij kende ons al en zag dat Inholland behoefte had aan hulp van een externe partij, met expertise op het vlak van hybride werken. De vraag die André ons stelde was: “Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers weer vaker naar locatie komen en de faciliteiten goed benutten door hun dagelijks werken de manier van samenwerken activiteitgericht in te richten? Hoe kunnen we de medewerkers helpen met, het juiste gebruik van de verschillende tools in relatie tot hybride samenwerken en zorgen dat er binnen teams goede afspraken worden gemaakt?”
oplossing
Samen met een werkgroep met Inholland stafmedewerkers faciliteerden we de communicatie rondom de terugkeer. We richtten een hybride werken hulppagina in met tips en experimenten en ontwikkelden een werkplekwijzer om activiteitgericht werken op de locatie makkelijker uitvoerbaar te maken.
Daarna gingen we in een aantal sessies in gesprek met de teamleiders. We namen hen mee in leidinggeven aan een hybride team: welke competenties heeft een leidinggevende in deze tijd nodig? Wat maakt een hybride team succesvol? Een van de leidinggevenden gaf aan: “We kunnen thuiswerken, we kunnen online werken, maar dat betekent niet dat we automatisch goed hybride kunnen werken. Hybride werken vraagt veel meer: afspraken over wanneer je elkaar ontmoet, hoe je communiceert, hoe je digitale kanalen gebruikt, et cetera. Daar moet je met elkaar over in gesprek.”
Vervolgens boden we ondersteuning op teamniveau met behulp van workstyle trajecten. Aan de hand van de succesfactoren voor hybride samenwerken ontwikkelden de teams hun eigen ambitie, acties en werkafspraken om te komen tot een plezierige en efficiënte manier van werken. Olivier Korenhof, leidinggevende IVT, doorliep dit traject met 3 van zijn teams met het doel de teams te stimuleren eigenaarschap te nemen over de hybride samenwerking. Olivier: “Het was mooi dat workstyle over hybride samenwerken in de breedste zin gaat. Je komt echt bij de knelpunten van het team. Met het traject werd dit bespreekbaar gemaakt. Voor ons lag de focus op resultaatgericht samenwerken en verbinding. We hebben onze planborden doorontwikkeld en onderdeel gemaakt van de overlegstructuur. Ook hebben we afspraken gemaakt over hoe we de teamdag meerwaarde geven, bijvoorbeeld door samen een lunchwandeling te maken en te zorgen voor zo min mogelijk digitale overleggen. Het heeft een enorme boost gegeven aan de samenwerking.”
Het resultaat van ons werk bij Inholland? André: “De medewerkers zijn aan het denken gezet, over wat hybride werken voor hen betekent, en welke afspraken er gemaakt moeten worden. Ook wordt er beter activiteitgericht gewerkt op de locatie. De ruimtes worden beter gebruikt voor het type werk. Ze maken nu de afspraken met elkaar om in de hybride werkvorm op efficiënte wijze samen te werken. Zijn we er al? Nee, echter bij leidinggevenden is wel het besef doorgedrongen: ‘ook ik heb hier wat in te doen.”
neem contact op met Loes
