maand van digitale fitheid
In de maand maart delen we graag 21 van onze favoriete tips
De RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid heeft maart uitgeroepen tot maand van de digitale fitheid. Ook bij work21 vinden we digitaal fit zijn én blijven heel belangrijk. Dat gaat wat ons betreft niet alleen over het toegang tot digitale tools en beschikken over de vaardigheden om ze te gebruiken. Het gaat vooral over hoe je ze samen met je team inzet in jullie dagelijks werk met behulp van de vijf succesfactoren voor een wendbare organisatie:
- slim samenwerken
- slim digitaal werken
- verbinding
- vitaal werken
- resultaatgericht werken
In de maand van de digitale fitheid delen we 21 van onze favoriete tips over hoe je verschillende tools kunt inzetten om je werk makkelijker en leuker te maken. En dagen je uit om ze uit te proberen!
Staat jouw vraag er niet bij
direct naar de 21 tool-tips:
slim samenwerken
Microsoft Teams is een belangrijke tool als het gaat om slim samenwerken. Zo kan je in Teams al je werk rondom een project of afdeling organiseren en erover communiceren. Vaak horen we echter dat medewerkers bang zijn het overzicht binnen Teams kwijt te raken.
Kijk eens kritisch naar al je teams in Teams en orden naar wat voor jou belangrijk is. Een aantal tips:
- verberg de Teams waar je niks meer mee doet
- archiveer (als eigenaar) of verlaat (als lid) de teams van afgesloten projecten
- versleep je teams en kies een volgorde van meest- naar minst gebruikt
- maak de voor jouw belangrijke kanalen vast zodat deze altijd bovenaan staan
- verberg eventueel minder belangrijke kanalen
Planner is een Microsoft applicatie voor gedeelde taken. Het is een simpele tool om gestructureerd je stand-up mee te organiseren, voortgang bij te houden van overleg-acties of om je activiteiten bij een project te organiseren en te plannen.
Welk Team gun jij een Planner-bord? Richt deze vandaag nog in!
- ga naar een kanaal in Teams waar je Planner aan toe wilt voegen en klik bovenin (naast de bestaande tabbladen als Berichten en Bestanden) op het plusje (+)
- kies voor Tasks voor Planner en To Do. Tadaa, je kunt direct van start!
- maak zogenaamde Buckets aan – hoofdonderwerpen om je taken op te structureren
- klik op Taak toevoegen om een nieuwe taak binnen een bucket te maken. Geef de taak een duidelijke titel, einddatum en eigenaar
- klik, na het toevoegen van de taak, hem nogmaals aan om nog meer informatie toe te voegen
tip: onderzoek de groeperingen, filteringen en weergaven rechts bovenin Planner. Onze favoriet: Groeperen op voortgang. Nu worden je taken weergegeven in een soort kanbanbord.
Ben jij ook een miro fan? Wij wel! miro is eigenlijk een digitaal whiteboard/flipover waarop je kunt schrijven, post-its kunt plakken en kunt structureren. Tijdens de sessie kun je hierin gelijktijdig samenwerken en achteraf kun je het bord als PDF delen met de deelnemers.
We gebruiken miro voor verschillende workshops, sessies en vergaderingen. De mogelijkheden zijn eindeloos: kennismaking, ijsbrekers, brainstorms, evaluaties, plannen maken, vraag achter de vraag achterhalen, stakeholder analyse ect ect etc!
Welk overleg staat er deze week in jouw agenda waarbij miro je kan helpen?
- Kies er een uit en experimenteer deze week nog met bijvoorbeeld een creatieve ijsbreker of een evaluatie.
- Bekijk een paar van onze favoriete templates en ga direct van start.
Nog een extra tip voor na je sessie: wist je dat je de digitale post-its automatisch kunt ordenen met keywords? Laat je miro dit voor je doen:
- selecteer de post-its die je wilt ordenen
- klik op Cluster objects
- selecteer Keywords
- voilà! Je sticky notes worden in verschillende kaders geplaatst die je weer aan kunt passen en herschikken
slim digitaal werken
Met deze Microsoft applicatie kun je gemakkelijk repeterende processen automatiseren; dan hoef je er zelf geen tijd meer aan te besteden en laat je deze saaie klussen lekker aan Power Automate over. Een aantal leuke voorbeelden van processen om te automatiseren:
- laat bijlagen met een bepaald onderwerp of afkomstig van een specifieke relatie automatisch doorsturen naar een kanaal in Teams
- verzend een Teams-chat wanneer de status van een document wijzigt zodat jij weet dat je aan de slag moet
- help elkaar met het naleven van werkafspraken en plaats automatisch een reactie bij een post waarbij iemand vergeten is een onderwerp toe te voegen
- stuur op de laatste werkdag van de week alle collega’s een reminder om de uren te boeken
Bouw vandaag nog in een aantal gemakkelijke stappen jouw eerste automatische proces!
De bureaus van work21’ers liggen niet vol met post-its, kladblokken en losse papieren; wij maken onze notities digitaal met OneNote. Hier noteren we onze aantekeningen en houden we handige lijstjes bij. Handig voor je persoonlijke notities, maar nog veel waardevoller om te delen! Gebruik OneNote ook om samen notulen te maken, ideeën te verzamelen en elkaar aan te vullen.
Leer digitaal noteren en raak nooit meer informatie kwijt. Gebruik OneNote bij je volgende vergadering om te notuleren:
- ga naar een kanaal in Teams waar je OneNote aan wilt toevoegen en klik bovenin (naast de bestaande tabbladen als Berichten en Bestanden) op het plusje (+)
- kies voor OneNote
- selecteer Nieuw notitieblok maken en je kunt samen van start!
- structureer jullie aantekeningen in verschillende secties en noteer ze op pagina’s. Maak bijvoorbeeld een tabblad ‘Vergaderingen’ en maak voor iedere vergadering een nieuwe pagina met de notulen.
PowerPoint is natuurlijk dé tool om presentaties mee te maken.
Hoe vaak gebeurt het daarbij wel niet dat je slides hergebruikt? Dan zoek je waarschijnlijk de vorige presentatie op, opent hem, zoekt de slides die je wilt hergebruiken op, kopieert ze en plakt ze vervolgens in je nieuwe presentatie. Best veel stappen he? Slides hergebruiken kan gelukkig sneller!
- Klik in je nieuwe presentatie op het tabblad Invoegen
- Kies Dia’s opnieuw gebruiken
- Rechts in beeld verschijnen je meest recent gebruikte presentaties
- Klik op de presentatie die je nodig hebt en zoek de slide op die je wilt hergebruiken. Deze kun je nu direct toevoegen aan je nieuwe presentatie
Is jouw organisatie al overgestapt naar Microsoft 365? Grote kans dat je dan OneDrive tot je beschikking hebt als persoonlijke opslagruimte: persoonlijke documenten die over jou gaan of documenten die je (nog) niet mag delen. Alle andere documenten die zet je natuurlijk gewoon op een plaats waar de juiste collega’s toegang hebben!
OneDrive is ook beschikbaar als app voor op je telefoon. Super handig als je bijvoorbeeld een document moet ondertekenen:
- zoek het document dat je moet ondertekenen op in de OneDrive-app en open het
- klik op het pennetje met aantekeningen maken in een PDF-kopie
- er wordt nu een pdf gemaakt van het bestand waar je straks je handtekening op kunt zetten. Bevestig en kies waar je dit pdf-bestand wilt Opslaan
- in het document dat nu opent, klik je nogmaals op het pennetje om aantekeningen te maken
- klik rechts bovenin op de drie puntjes en kies Handtekening
- zet met je vinger een handtekening en klik op het vinkje
- je handtekening wordt nu ingevoegd in het document. Je kunt hem eventueel nog naar de juiste plek verslepen
Baal jij er ook zo van dat wanneer je een presentatie, training of workshop geeft, je scherm telkens op zwart gaat? Met deze simpele maar zeer effectieve tool blijft je scherm wakker. Je hoeft dus niet meer opnieuw in te loggen of je muis voortdurend te bewegen. Gedurende je presentatie blijft je scherm zichtbaar. Deze tool is zowel beschikbaar voor Windows als voor Macbook.
Wanneer moet jij weer presenteren? Test Amphetamine bij je eerst volgende presentatie uit!
- ga naar de Appstore en download Amphetamine
- open de app, geef het aantal uur aan dat je scherm wakker moet blijven
- vergeet niet de app echt af te sluiten! Anders blijft je scherm actief
Ben jij ook veel tijd kwijt met het plannen van:
- voortgang of beoordelingsgesprekken
- inschrijvingen voor trainingen
- andere afspraken met klanten of teamleden
Worden afspraken stelselmatig ingeschoten op momenten dat jij gefocust aan het werk wil? Laat je niet (af)leiden door anderen maar houd zelf grip op hoe je je werktijd organiseert. Laat anderen een tijdslot kiezen wanneer het jou uitkomt. Bookings haalt de beschikbare momenten op uit jouw Outlook agenda en combineert het met het planningsbeleid dat jij zelf instelt.
Ga direct aan de slag:
- zorg voor een goed agendabeheer. Vul je agenda met afspraken of blokken focuswerk
- ga naar https://microsoft365.com/ en open de app Bookings. Maak jouw eigen reserveringspagina
- Services zijn de soort afspraken die geboekt kunnen worden. Zorg voor de juiste instellingen per soort. Zo kun je bijvoorbeeld een Teams-link en herinnering toevoegen
- via een reserveringspagina kun je je beschikbaarheid aanpassen, naar bijvoorbeeld 1 dag in de week waarop afspraken ingepland kunnen worden
- controleer via de link naar je pagina of je reserveringspagina klopt
- helemaal tevreden met je reserveringspagina? Neem de link standaard op in je e-mail handtekening
verbinding
We kennen Spotify bijna allemaal voor het afspelen van onze muziek. Maar je kunt Spotify ook gebruiken om de verbinding in je team te ondersteunen! Zo gebruiken wij Spotify regelmatig als werkvorm tijdens workshops of trainingen. Bijvoorbeeld:
- maak een gezamenlijke spotify-lijst met je collega’s, zo hoort iedereen zijn of haar muziek voorbijkomen tijdens bijvoorbeeld een brainstorm of pauzemoment.
- je kunt deze lijst ook gebruiken met een kennismaking op de teamdag, kijk of je kunt raden wie het nummer op de lijst heeft gezet
- maak een inspiratielijst met allerlei werkgerelateerde podcasts om te luisteren
Je kunt vanuit verschillende invalshoeken naar nummers vragen. Denk aan: je lievelingsnummer, een nummer dat je met het team of de projectopdracht associeert of een liedje dat het talent van een teamlid laat zien.
Forms is de digitale vragenlijst van Microsoft om op een overzichtelijke manier informatie op te halen. Forms kun je gemakkelijk inzetten tijdens een Teamsvergadering, een chat of zelf in een presentatie. Ook kun je het als tabblad koppelen aan je Teams-kanaal.
Forms is een gemakkelijke tool om polls te houden (bijvoorbeeld tijdens een vergadering), te evalueren, een enquête af te nemen of besluiten te nemen. Daarnaast kun je het ook goed in het onderwijs gebruiken, bijvoorbeeld voor quizzen of toetsen.
Test het uit en maak vandaag nog een Poll voor je team, dit mag best een poll met een knipoog zijn. “Wie gaat er worstenbrood halen?” bijvoorbeeld. Of vraag hoe het met je collega’s gaat middels een weerbericht.
- ga in een kanaal in Teams naar het tabje Berichten
- klik op Nieuw gesprek
- klik onderaan op het Forms-icoon (of vind deze eventueel onder het plusje)
- maak je poll in het venster dat zich opent
- klik op Preview om het voorbeeld te bekijken
- tevreden? Kies verzenden
Mentimeter is een simpele maar effectieve tool om presentaties en interactie net even meer swung te geven. Laat je publiek live vragen beantwoorden of stemmen tijdens je presentaties.
Wij gebruiken Mentimeter vaak tijdens een workshop. Bijvoorbeeld om het informatieniveau te toetsen, te evalueren, meningen te peilen, als ijsbreker of om te brainstormen.
Bij welke afspraak deze week kan Mentimeter je helpen? Zo gebruik je het:
- ga naar www.mentimenter.com en meld je aan
- struin door de templates heen en kies er een
- maak een aantal slides met oefenvragen aan
- je kunt ze ook aan een PowerPoint toevoegen zodat je je presentatie niet hoeft te verlaten om de resultaten te tonen
- test je Mentimeter-presentatie uit met een collega en probeer het daarna ‘voor het echie’!
WhatsApp groepen, wie kent ze niet?! Word jij soms ook zo moe van alle reacties op een vraag? Dan word je vast blij van de peilingen functie in WhatsApp! Handig om bijvoorbeeld: af te spreken wie er wil sporten, wie er kan rijden/vlaggen/bardienst draaien voor de sportclub of een datum voorstel te doen.
Reageren kan simpel door aan de peiling in te vullen, losse berichtje sturen hoeft dus niet meer!
- klik als je een bericht wil typen op de plus (+) of de paperclip (op dezelfde manier als je een foto toe wilt voegen)
- kies Peiling
- vul de vraag en antwoordopties in en klik op Verstuur
LinkedIn is hét platform voor jouw professionele netwerk. Om in verbinding te blijven met de mensen in jouw netwerk kan je een bijdrage schrijven. Dit is een makkelijke en laagdrempelige manier om iets te laten zien van je werk.
Zo weet jouw netwerk precies waar jij mee bezig bent en wanneer ze eventueel bij jou zouden kunnen aankloppen. Dit kan misschien wat onwennig aanvoelen, maar vergeet niet dat jouw netwerk het juist leuk vindt om te weten waar jij mee bezig bent!
Schrijf een post op je LinkedIn pagina, denk daarbij aan de volgende tips:
- voeg een foto of video toe aan je bericht, zo springt jouw post er meer uit in de lange stroom van berichten
- tag (@) ook eens personen of bedrijven waarmee je bijvoorbeeld leuk hebt samengewerkt; je bericht is dan een bedankje aan hen
- gebruik hashtags (#) zodat mensen je bericht gemakkelijker terug kunnen vinden en zodat de lezer sneller kan zien waar een bericht over gaat
vitaal werken
Heb jij de hele dag alleen maar aansluitende afspraken? Geen ruimte om even te koffie te halen of naar het toilet te gaan? Of heb je na je werkdag een onvoldaan gevoel? We horen vaak dat mensen volgepropte agenda’s hebben die geen ruimte voor het “echte” werk. Hoe effectief zijn jouw vergaderingen eigenlijk? Laat je inspireren door de video’s van David Grady en Steven Rogelberg in onderstaande video’s en kijk ook eens kritisch naar de manier waarop jij vergadert.
Laat Outlook je helpen om een beetje lucht in je agenda te krijgen. Verbeter de (vergader)wereld en begin bij jezelf: zorg ervoor dat de vergaderingen die jij organiseert standaard korter zijn:
- klik in Outlook links bovenin op Bestand
- ga naar Opties
- klik aan de linker kant op het onderdeel Agenda
- scrol naar het onderdeel Agenda opties en zet een vinkje bij Afspraken en vergaderingen verkorten
- kort vergaderingen van een halfuur in met 5 minuten en vergaderingen van een uur of langer met 10 minuten
Meld bij aanvang van de vergadering dat je binnen 50 minuten klaar wilt zijn, zodat iedereen tijd heeft voor een kleine pauze; daar is vast niemand op tegen!
De pomodoro-techniek is inmiddels al een paar jaar oud maar nog steeds erg effectief! Het helpt je concentreren én voldoende pauzes te nemen. Ideaal, zeker als je echt even een tijdje moet concentreren op een taak. Maar ook handig voor mensen die op den duur zó in een werkflow zitten, dat ze vergeten te pauzeren.
Hoe werkt het: je zet een wekkertje voor 25 minuten. Tijdens deze 25 minuten werk je ongestoord aan een bepaalde taak, zet je je mail en chatprogramma’s uit en leg je je telefoon weg. Zo kom je echt toe aan deep work. Als de wekker afgaat, neem je 5 minuten pauze: strek je benen, haal koffie of haal even heel kort een frisse neus! Na 4 pomodoro’s beloon je jezelf met 30 minuten pauze.
In Windows 11 kun je gemakkelijk zelf de focustijd aan- en uitzetten:
- klik op de datum en tijd rechts onderin beeld
- onderaan het menuutje dat nu openklant zie je dat standaard de tijd al ingesteld staat op 30 minuten – precies één pomodoro dus! (maar je kunt de tijd aanpassen)
- klik op Focus. Het systeem houdt alle verstoringen 30 minuten lang voor je stil en waarschuwt je als de tijd om is
Viva insights is een tool geïntegreerd in Teams en Outlook die inzicht geeft in het welzijn en de productiviteit van personen en teams binnen organisaties. Daarnaast geeft Viva Insights je gepersonaliseerde tips om jouw welzijn en productiviteit te verbeteren.
Laat Viva Insights bijvoorbeeld:
- standaard focustijd voor je plannen
- alle vergaderingen meteen uit je agenda verwijderen wanneer je je vakantie in je agenda plant
- inzicht geven in de effectiviteit van je vergaderingen (was je bijvoorbeeld stiekem aan het multitasken😉)
- je helpen de dag af te sluiten en taken klaar te zetten voor de volgende werkdag
Stel het in en test het uit:
- open Viva Insights via Teams (je kunt Insights in de linker menubalk toevoegen via de drie puntjes) of via Outlook benaderen
- bekijk in het tabblad Welzijn opties om standaard tijd te reserveren in je agenda en om je dag goed af te sluiten
- ontdek bij Productiviteit je vergadergewoontes en krijg tips over hoe deze te verbeteren
- bekijk tot slot bij Teamwerk hoe en met wie je veel samenwerkt en met welke collega’s je het contact weer eens aan zou moeten zwengelen
resultaatgericht werken
Word niet afgeleid door losse flodders die in je hoofd rondspoken, maar maak je hoofd leeg en blijf gefocust. Ga aan de slag met Microsoft To Do om je taken te structureren én te verwerken:
- download de To Do app op je laptop en/of telefoon of benader hem via Outlook
- maak verschillende lijsten aan om je taken in te structureren. Denk bijvoorbeeld aan lijsten per project, een lijst met inspirerend leesvoer en een lijst met persoonlijke taken
- voeg per lijst verschillende taken toe. Hang aan deze taken eventueel een einddatum en/of een herinnering
tip: doe dagelijks een stand-up met jezelf. Fijn dat je je hoofd nu zo goed leeg kunt maken in To Do en alle taken gestructureerd kunt opslaan, maar je moet de taken natuurlijk ook nog uitvoeren! Het werkt dan het beste om iedere ochtend je takenlijsten langs te lopen en de taken die je vandaag wilt oppakken toe te voegen aan Mijn dag (klik met je rechtermuisknop op een taak en klik op Toevoegen aan Mijn dag of veeg in de app je taak van links naar rechts). Al deze taken worden verzameld in de Mijn dag-lijst: jouw takenlijst voor vandaag!
Zet samen met je team de teamdoelen voor het komende kwartaal op een rij in Viva Goals, inclusief resultaten en projecten. Organiseer vervolgens een periodieke stand-up met je team om focus te houden op deze doelen en elkaar te updaten. Alle individuele collega’s zorgen dat zij, voorafgaand aan deze stand-up, zelf hun persoonlijke doelen hebben bijgewerkt. Handig, want:
- zo is voor ieder teamlid inzichtelijk hoe persoonlijke doelen bijdragen aan de teamdoelen. Dit helpt ook met focussen: je kiest dus altijd een persoonlijk doel dat bijdraagt aan een teamdoel.
- meten is weten: door samen de teamdoelen vast te leggen in Viva Goals is het inzichtelijk waaraan jullie de komende periode werken
- bedenk welke initiatieven/projecten bijdragen aan het resultaat, leg ze vast (met einddatum) en wijs ze toe aan leden van het team
- Viva Goals helpt je met automatische herinneringen. De structuur die een periodieke check-in biedt om de voortgang van de eigen taken en initiatieven bij te houden in Viva Goals helpt ook. Door de voortgang (2-)wekelijks te bespreken met je team, houd je focus op de doelen en zie je hoe ieders inspanningen bijdragen aan de gezamenlijke resultaten. Zo kun je samen bijsturen waar nodig en successen vieren waar het moet. Dat smaakt naar meer!
Met Loop kun je gemakkelijk, snel en laagdrempelig samenwerken aan lijstjes, alinea’s en tabellen. Het begint vaak in de chat van een vergadering: je bent samen aan het brainstormen over een plan dat je moet schrijven, je bent taken aan het verdelen of brainstormt over agendapunten voor een vergadering.
Door deze punten vast te leggen in een Loop-component in de vergaderchat, kun je samen de lijst bekijken en aanvullen voor snelle afstemming:
- klik in een chat op het Loop-icoon en kies welke soort Loop-onderdeel je wilt starten (een lijst, een tabel, een alinea, etc.)
- doe alvast een eerste voorzet. Geef het onderdeel een Titel en typ eventueel vast de eerste punten
- verzendt alsof je een chat verzendt (klik op Verzenden). Vanaf nu kunnen je collega’s het Loop-component zien en bewerken
- breidt het Loop-component samen uit. Dit kun je gelijktijdig doen en zo elkaar aanvullen
tip: handig dat Loop in de vergaderchat staat waar we NU allemaal zijn, maar morgen is deze waarschijnlijk moeilijker terug te vinden. Geen zorgen! Klik op het kopieer-icoon in loop rechts bovenin en plak het nu in bijvoorbeeld in OneNote, in een Word document, in een mail of maak er een tabblad van in een kanaal in Teams. En waar je je Loop lijstje ook aanpast, hij wordt op alle plekken bijgewerkt!
let op: het Loop’je in de chat wordt opgeslagen in de OneDrive van de collega die hem aanmaakt. Handig voor nu, maar als de collega de organisatie verlaat, wordt het Loop-lijstje onbereikbaar. Start in plaats daarvan een Loop’je van een kanaalbericht in Teams; nu is dat hele team eigenaar.
Hoeveel lijstjes houden jij en je team wel niet bij? Denk aan een lijst met wanneer wie op vakantie gaat, een lijst met medewerkers en hun contactgegevens, een lijst met handige linkjes, een lijst met veel gestelde vragen en ga zo maar door. Zet het voor de verandering een keer niet in Excel maar probeer Lists voor het bijhouden van deze lijstjes op een overzichtelijker, aantrekkelijker en snellere manier.
Probeer het uit:
- ga naar het kanaal in Teams waar je je List toe wilt voegen en klik naast de bestanden tabbladen (zoals Berichten en Bestanden) op het plusje (+) en kies Lists
- geef je lijst een herkenbare naam
- maak kolommen aan waarin je informatie kwijt kunt om je inhoud te structureren
- maak handige weergaven om snel te filteren, sorteren of groeperen
- promoot het lijstje onder de collega’s en spreek met elkaar af hier voortaan afgesproken lijstjes bij te houden.
bekend van
digitale fitheid vraag?
Wil je meer weten wat digitale fitheid voor jou of je organisatie kan doen? Of specifiek iets meer op een van bovenstaand tools ingaan? Neem dan contact met ons op.
Robin Hartlieb
Laat hiernaast je gegevens achter en ik kom er zo snel mogelijk op terug!
"*" geeft vereiste velden aan