Samenwerken op afstand

Hoe werk ik slim samen op afstand?

Dagplanning

Om goed op afstand samen te werken, is het belangrijk dat je werkt met een realistische dagplanning. Hou je grip op je taken door aan het begin van de dag een planning te maken. Werk met blokken van 1 à 2 uur met elk een concreet doel. Het is namelijk niet realistisch om de hele lange dag geconcentreerd te zijn. Zet in je dagplanning ook tussendoor korte pauzes. Voor sportiviteit, lol en gezelligheid.

Deel je planning met je team, zodat anderen erop kunnen aansluiten. Als het bespreken met anderen niet lukt, bespreek je dagplan dan in ieder geval met jezelf. Plak de activiteiten op de muur, vink af en sluit de dag af met korte reflectie.

organiseer druk

Sommige mensen kunnen zich zonder externe druk nog wel eens verliezen in eindeloos dralen en treuzelen. Niks om je voor te schamen, maar wel iets om op te lossen. Als het te vaag is: probeer je aanpak te schetsen met concrete stappen en acties. Als het te saai is: maak er dan een (haalbare) uitdaging van, met een beloning. Als het te eenzaam is: gebruik een (stille) live stream naar collega’s die met jou op werken. Kan ook met een vreemde via https://www.focusmate.com/

highlights

Zet in je dagplanning ook tussendoor korte pauzes, voor sportiviteit, lol en gezelligheid. Deel je planning in je team, zodat anderen erop kunnen aansluiten. Energie heeft pieken en dalen. Zet deze slim in!

haal alles uit je tools

Van integrale platforms als Microsoft Teams tot allerlei specialistische tooltjes. Er zijn voor samenwerken op afstand meer mogelijkheden dan je denkt. Neem bijvoorbeeld een videovergadering op voor collega’s die er niet bij kunnen zijn. Of, in plaats van een handleiding te maken, neem je scherm met instructies als loom.com

webinar slim samenwerken op afstand

Om dieper op de materie en je eigen vragen in te gaan organiseert onze expert een gratis webinar. Hierin wordt uitgelegd hoe je met MS Teams slim kan samenwerken op afstand. Schrijf je hiernaast in.

online workshops

Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team op afstand aan tot experimenteren en het maken van duidelijke afspraken. Uiteraard zijn deze online workshops helemaal op maat voor een specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Uiteraard met het streven om zo slim en efficiënt mogelijk samen te werken op afstand. Neem even contact op met de expert hiernaast om af te stemmen hoe we dat voor jou organiseren.

Hoe prioriteer en stuur ik het samenwerken op afstand?

niet alles kan

Je ambities zijn eindeloos, maar je agenda is eindig. Wees daar eerlijk over en zorg dat je de belangrijkste zaken voorrang geeft. Zeker in deze onzekere tijden. Wat wil je aan het einde van de dag zéker afhebben? Is dat omdat het in een plan staat, omdat je leidinggevende erom vraagt? Of omdat het voor je (interne) klant of jezelf cruciaal is? Hoe dan ook, andere zaken moeten wijken. Doe ze niet half: daar schiet niemand iets op. Maak duidelijk wat je echt niet gaat doen. Dat lucht op, en lost zichzelf op.

doelen en kaders in dialoog

Als leidinggevende is je taak om met je team af te stemmen hoe je ervoor zorgt dat het werk doorgaat. De vastgestelde doelen dienen nog steeds gerealiseerd te worden. Alleen nu op een andere wijze. Efficiënt samenwerken op afstand is daarom essentieel voor het behalen van je doelen.

Een goede leidinggevende (of opdrachtgever) maakt afspraken: rond doelen en concrete resultaten aan de ene kant af. Ook is het belangrijk om tot een helder kader te komen. Denk hierbij aan binnen welke randvoorwaarden de oplossing er moet komen, wanneer, hoe duur, etc.

Te vaak blijven aannames bij een aftrap onbenoemd. Dan komt de aap te laat uit de mouw. Het komen tot een helder kader gebeurt in dialoog. Met andere woorden, ook als medewerker heb je hier een eigen verantwoordelijkheid in. Neem geen genoegen met een vaag kader of een valse start.

voldoende autonomie

Juist in onzekere tijden moeten teamleden improviseren en zelf hun aanpak bepalen. Trap als leidinggevende niet in de valkuil om te veel in de weg te lopen door te micro-managen. Samenwerken op afstand betekent ook vertrouwen en ruimte geven aan uw medewerkers.

Wie in kennisintensieve organisaties een team professionals leidt weet dat ze een enorm verantwoordelijkheidsgevoel hebben. Vaak té groot. Vraag als leidinggevende hoe je kunt ondersteunen of coachen en maak op basis daarvan afspraken met elkaar. Geef het goede voorbeeld en een schouderklopje waar je maar kunt.

stel je kwetsbaar op

Als collega en zeker als leidinggevende is het belangrijk om te beseffen dat je zelf de toon zet. Zeker in uitdagende situaties, zoals afgelopen periode in de Coronacrisis. We moeten onszelf opnieuw uitvinden. Het helpt als leidinggevenden ook laten merken wat deze situatie met hen doet. Oftewel, begrip tonen als mensen het lastig hebben en samen met het team naar een gepaste oplossing zoeken.

zorg voor verbinding

Veel mensen waren wel gewend om zo nu en dan een dag thuis te werken. Structureel standaard (een gedeelte van de week) niet op kantoor werken is andere koek. Slim samenwerken op afstand is dan niet meer gewenst, maar een vereiste. Als leidinggevende is het belangrijk dat je aandacht besteed aan verbinding.

Vraag mensen proactief hoe het met ze gaat. Of laat collega’s onderling met elkaar verbinden door bijvoorbeeld een buddy-systeem. Bovenal is het belangrijk dat je vertelt dat je er vertrouwen in hebt en dit met elkaar kan oplossen. Oftewel, laten we onze schouders eronder zetten, zodat het werk door kan gaan en we goed voor elkaar zorgen. Verras je medewerkers in deze, voor ons allemaal, moeilijke tijd.

Kleine gebaren laten al zien dat je de inzet en betrokkenheid van je medewerkers waardeert. Het tonen van waardering houdt de werknemers gemotiveerd en scherp. Dit is alleen maar bevorderend voor het succesvol samenwerken op afstand.

leestip: leidinggeven op afstand

Gonny Vink is de auteur van het inspirerende en goed ontvangen boek over leidinggeven op afstand. Op deze website kun je het boek inzien of bestellen. Luister ook naar de Podcast met Gonny en Haystack voor meer tips en inspiratie over thuiswerken en leidinggeven op afstand

webinar Leidinggeven op afstand

Om dieper op de materie en je eigen vragen in te gaan organiseert Gonny een gratis webinar Leidinggeven op afstand. Schrijf je hiernaast in.

online workshops

Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team aan tot experimenteren en het maken van werkafspraken. Deze online workshops geven wij op maat,  afgestemd op de specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Neem contact op met de expert hiernaast om af te stemmen hoe we dat voor jou kunnen organiseren.  

Hoe werk ik efficiënt samen op afstand vanuit huis?

beperk bijeenkomsten

We kunnen in deze crisis veel leren van organisaties die al jaren ‘remote first’ werken. Onderstaande organisatie heeft een unieke kijk op samenwerken op afstand.

Basecamp werkt namelijk bewust primair samen met collega’s op afstand. En zelfs al ben je (samen) op kantoor, dan toch gelden de regels van remote werken. Hierdoor kunnen niet aanwezige collega’s later kijken en leren. Ze hebben daar een interessante leidraad voor opgesteld. Het opvallendst is voor veel mensen de nadruk op asynchrone communicatie, bijeenkomsten zijn een soort laatste redmiddel. Zo borgen ze zorgvuldige communicatie en ‘deep work’.

wees bereikbaar

Ook buiten online vergaderingen om kun je goed bereikbaar zijn voor een goed gesprek, een klein vraagje tussendoor of iets dringends. Maak scherpe werkafspraken over hoe je elkaar bereikt, door een communicatiematrix op te stellen. Houd elkaar hier ook scherp aan. Wat gaat via chatberichtje, via een belletje of bijvoorbeeld via een spreekuur. Dit is een goede fundering voor succesvol samenwerken op afstand.

online vergaderen

Vergadertijd is kostbaar, ook online. Tel de uren van de aanwezigen bij elkaar op en je schrikt al snel van de investering. Wees daarom kritisch met het inplannen ervan en het inrichten ervan. Inefficiënt online vergaderen is namelijk één van de meest voorkomende fouten bij samenwerken op afstand. Plan niet per se een heel uur, het kan vaak korter. Zeker met een goede voorbereiding. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

– Duidelijk stellen van doel. Wat vraag je van de aanwezigen? Een advies of goedkeuring? Als het alleen ter informatie is, kun je dan gewoon een document delen?

– Zorg voor een goede voorbereiding. Qua inhoud, vergadervorm, techniek en (rustige) werkplek. Gebruik een headset als je niet gestoord wilt worden door je omgeving of zelf andere mensen niet wilt afleiden. Mooi voorbeeld vind je hier: Live Uitzending vanuit huis

– Zorg voor een moderator die focust op het proces. Nog meer dan bij fysieke bijeenkomsten. Laat iedereen z’n mening geven, vraag door, vat samen. Rond tenslotte het gesprek af met concrete gemaakte afspraken.

werken in de wolken

Veel organisaties werken in de Cloud dat tijd- en plaats onafhankelijk werken makkelijker maakt. Om op afstand met je collega’s samen te werken in een project is Microsoft Teams bijvoorbeeld een heel handige tool. Hiermee creëer je een virtuele projectruimte waarin je gemakkelijk kunt samenwerken aan documenten in Word, PowerPoint of Excel.

Daarnaast kun je een actielijst maken en online met elkaar vergaderen. Hierbij is het niet alleen mogelijk om gebruik te maken van een online whiteboard. Ook kan je onderling notities delen.

Het is inzichtelijk wie in het bestand werkt en wijzigingen worden meteen samengevoegd. Zo kan ieder voor zichzelf werken aan zijn eigen stuk en tegelijkertijd samenwerken zonder talloze versies te creëren. Kortom, samenwerken op afstand verloopt een stuk efficiënter wanneer u in de Cloud werkt.

online presenteren

Binnen Microsoft Teams en Skype kun je een presentatie in PowerPoint delen. Hierbij kunnen mensen vragen stellen en kun je ook vragenlijsten uitzetten. Je kunt de presentatie ook opnemen voor mensen die later willen terugkijken. Zo kan iedereen vanaf zijn/haar plek meedoen.

Net als bij een gewone presentatie is goede voorbereiding handig. Denk hierbij aan alle presentaties en materialen klaarzetten en op tijd starten. Je kunt zowel presenteren als op afstand samenwerken. Wees je bewust dat je minder de non-verbale reactie van je publiek ziet. Verstandig dus om frequenter in je verhaal checks te doen. Iedereen nog aan boord? Zijn er tussentijdse vragen? Zorg dat het geen retorische vraag is met een hoge drempel om te reageren. Beter is een rondje te maken met reacties.

lees elkaar

Veel bedrijven vinden het lastiger om gesprekken online te voeren wanneer zij samenwerken op afstand. Bijvoorbeeld over tegenvallers of kritische evaluaties. Of over het verdelen van projecten, taken of workload. Ook al heb je videoverbinding met elkaar, in vergelijking met fysieke bijeenkomsten is het vaak toch lastiger om elkaar te ‘lezen’.

Veel belangrijke, kleine signalen pik je niet op. Bijvoorbeeld het gesprek je van de koffie-automaat naar de vergaderkamer loopt. Of een onderdrukte zucht als reactie, een zakkende mondhoek, een blik naar buiten of onrustig geschuifel met voeten. Besef dat deze signalen geen details zijn, maar cruciaal om elkaar goed aan te voelen. Speel erop in door de tijd te nemen om elkaar écht de ongezouten mening (of gevoel) te vragen in een rondje. Neem ook zelf het voortouw door het achterste van je tong te laten zien.

vergaderverfrisser

Voor veel thuiswerkers zitten de dagen volgestampt met videogesprekken over allerlei inhoudelijke onderwerpen. In de middag hoor je veel deelnemers zuchten bij de start van wéér een videocall, hoe nuttig ook. Je kunt de oplossing zoeken in het compacter maken van de bijeenkomst. Of het zelfs helemaal overslaan ervan. Kun je niet schriftelijk/asynchroon feedback vragen op dat voorstel?

Je kunt de oplossing ook zoeken in het opfrissen van de vergadervorm. Er zijn allerlei toolboxen voor verfrissende en actieve vergader/werkvormen. Kijk in de boekenkast, of online vanuit Design Thinking of Agile. Zorg ervoor dat niet altijd dezelfde teamleden het voortouw nemen, maar verdeel de rol van ‘vergaderverfrisser’ bij toerbeurt. Je kunt het ook nog simpeler doen. Zoals bij Bol.com, die elke vergadering beginnen met het gezamenlijk zingen van een lied. Dat maak het samenwerken op afstand toch weer een stuk leuker.

online workshops

Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team aan tot experimenteren en het maken van afspraken. Uiteraard zijn deze online workshops helemaal op maat voor een specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Neem even contact op met de expert hiernaast om af te stemmen hoe we dat voor jou organiseren.

Samenwerken op afstand: hoe doe ik dit vanuit huis op een gezonde manier?

opstart

Tip: start zo energiek mogelijk. Uiteraard is dit afhankelijk van wat jij daarvoor nodig hebt. Voorkom dat je in een muffe ochtendjas voortkabbelt door de dag. Een mooi begin van een gezond ritme kan een georganiseerde dagstart met je team zijn. Hou deze met je directe collega’s. Ook bij samenwerken op afstand is goed contact met je collega’s van groot belang.

Deel je successen en geleerde lessen met elkaar. Maak ook afspraken hoe je elkaar gedurende de dag steunt en (online) ziet. Wees je bij het plannen van je dag ook bewust van je eigen pieken in productiviteit. Ben je een ochtend- of meer een avondmens? Hoelang is je spanningsboog?

werkplek

Creëer een zo prettig mogelijke werkplek thuis. Zeker nu je structureel werkt vanuit huis is dat fijn. Des te prettige jij je voelt met je werkplek, des te soepeler het samenwerken op afstand zal verlopen. Zorg dat je een werkplek inricht die afgescheiden is van privé. Op die manier kun je gemakkelijker in- en uitstappen. Dat wisselen van context draagt ertoe bij dat je je grenzen kunt bewaken.

Improviserend met kasten, tuinmeubilair of strijkplanken zal niet iedereen een plek hebben die aan alle ARBO-eisen voldoet. Hou in ieder geval allerbelangrijkste regel centraal: variëren in houding (plek) en tussentijds te bewegen. Echte pauzes zijn cruciaal. Veel drinken werkt ook omdat je vaak naar het toilet moet lopen 😉 Ruim aan het eind van de dag je spullen op of doe de deur van je werkkamer dicht. Uit is uit.

blijf fit door ritme en beweging

Een risico van lang werken vanuit huis is dat alles in elkaar overloopt. Voor veel mensen is het behoud van een dagritme belangrijk, met afwisselende activiteiten. Een voorbeeld voor houvast vind je in dit artikel van NOS.nl. Wellicht kun je een telefoongesprek doen met een oortje, wandelend buiten?

kinderen

Ouders moeten het thuiswerken vaak combineren met hun kinderen. Een pittige uitdaging, met verzorgen, spelen, doceren en gezelligheid. Dit is uiteraard wel afhankelijk van de leeftijd en behoeftes van de kinderen. Begin met een gezamenlijk plan voor de dag: wie doet wat? Gebruik verschillende kleuren voor werken/leren, sproten en spelen. Als je zo gezamenlijk plant, kamp je niet de hele dag met wringende verwachtingen over en weer.

Kinderen die thuis zijn hoeven namelijk geen belemmering te zijn voor succesvol samenwerken op afstand. We kunnen ook leren van organisaties die al jaren structureel op afstand samenwerken. Een mooie verzameling persoonlijke tips vind je hier. Een meer inhoudelijke lijst van bronnen om kinderen bezig te houden is hier verzameld. Ook acties van bedrijven als Bol.com en Ziggo ondersteunen je als ouder.

accepteer en evalueer

Accepteer dat je niet voortdurend zo productief kunt zijn als gebruikelijk. Of eerlijker: die variatie in hoeveel werk je gedaan kunt krijgen zat er ook vroeger al in. Leg de de lat niet te hoog, want anders moet je elke dag ontevreden afsluiten. En dat is weer de ideale voedingsbodem voor de grootste valkuil van werken vanuit huis: de knop niet uit kunnen zetten en ‘overpresteren’.

Doordat alles meer door elkaar heen loopt is het lastiger om grenzen aan te geven. De valkuil is sterker als je je bijdrage nuttig vindt, of als je je werk erg leuk vindt, of als je je niet wilt laten kennen, of als je perfectionistisch bent, of als je je team niet wilt teleurstellen, of… Nou ja, je kent jezelf vast wel een beetje. Evalueer in ieder geval aan het eind van je dag wat goed ging in je thuiswerkproces, samen met je huisgenoten, en bedenk wat je morgen anders gaat aanpakken.

buitenshuis

Het kan zo zijn dat op een gegeven moment de muren thuis echt op je afkomen. Bijvoorbeeld doordat je toch te veel op elkaars lip zit. Dan zijn er buitenshuis wellicht mogelijkheden. Sommige kantoren zijn door het thuiswerkregime nagenoeg leeg. Deze zijn daarom juist nu veilig én rustig. Ook spelen marktpartijen als hotels in op de crisis. Ze hebben weinig klandizie door het wegblijven van toeristen en zakenreizigers. In plaats daarvan richten ze zich soms op kenniswerkers die thuis niet terecht kunnen. Dit is een voorbeeld uit Zeist, mogelijk ook bij jou in de buurt.

webinar Tekencursus

Om de zinnen te verzetten en iets nieuws op te pakken organiseren we een gratis webinars rond Tekenen en visueel communiceren. Dit is niet alleen leuk om te doen. Ook is het zeer nuttig in het werk om visueel verslag te leggen of zaken aan elkaar uit te leggen. Zie bovenaan voor de komende editie.

online workshops

Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team aan tot experimenteren en het maken van afspraken. Uiteraard zijn deze online workshops helemaal op maat voor een specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Neem even contact op met de expert hiernaast om af te stemmen hoe we dat voor jou organiseren.

Hoe blijf ik verbonden met mijn team wanneer wij samenwerken op afstand?

wees aanwezig

Het zijn uitdagende tijden, op vele vlakken. Zo ook samenwerken op afstand. Iedereen reageert er anders op. De één ziet het als een uitdaging om met volle energie de schouders eronder te zetten. De ander kan alleen maar somberen over de wereld en zichzelf. En de meeste mensen slingeren tussen deze uitersten heen en weer. Van dag tot dag, of van uur tot uur. Zorg dat je er als collega en zeker als leidinggevende bènt. Stel je kwetsbaar op en deel vooral ook hoe je er zelf in staat. Maak in de eerste plaats persoonlijke verbinding. Je zult zien dat het samenwerken op afstand dan veel beter gaat.  

praatstoel

Bijna elke directie neemt in deze roerige tijden het mooie initiatief om (thuis) een opbeurende video op te nemen en onder de medewerkers te verspreiden. Een zinvolle stap, die voor veel van de leiders ook erg lastig is. Het maken van zo’n selfie voelt voor de betrokkenen zelf vaak ongemakkelijk. Dat straalt er soms vanaf. Dit komt niet alleen doordat de hoofdpersoon niet gewend is om zo’n videorol te spelen. Ook omdat je niet weet dat de boodschap nauw luistert.

Zitten je mensen wel op dit verhaal te wachten? Een mooie oplossing is om het om te draaien. Hou een soort ‘college tour’ interview waarin een host of deelnemers vrijuit vragen mogen stellen. Live of van tevoren ingediend. Zo’n dialoog voelt vaak soepeler. Bovendien weet je dat je concreet beantwoordt aan de vragen die er spelen. In de praktijk blijkt dat dit zeer bevorderend is voor het efficiënt samenwerken op afstand.

buddybelletjes

Leidinggevenden die hun rol als coach voor hun team serieus nemen zijn in deze tijden veel aan het (video)bellen. Het is niet mogelijk om te zien hoe iedereen in zijn vel zit door even over de afdeling te lopen. Collega’s waarderen zulke persoonlijke (niet inhoudelijke) belletjes meestal zeer. Overweeg als leidinggevende echter ook om deze rol te delen met de teamleden zelf. Met een klein schemaatje wordt niemand overgeslagen. En ook als leidinggevende kun je behoefte hebben aan een luisterend ook. Bijvoorbeeld door een buddybelletje met een medeleidinggevende.  

virtuele koffiemachine

Ook al spreek en zie je elkaar online in allerlei projectoverlegjes, teambesprekingen en één-op-één gesprekken. Toch kun je al snel echte verbinding missen bij samenwerken op afstand. Het gevoel dat je samen gefocust bouwt aan iets moois, dat je eventjes kunt uithijgen, of een geintje maken. Een video-dagstart met inhoud en persoonlijke inzichten is een mooie start, maar denk ook eens aan een ‘virtuele koffiemachine’.  Een vast koffiemoment op de dag of misschien zelfs een (video) stream die gedurende de hele dag (stil) openstaat en waar je de anderen ziet werken. De drempel om even ruggenspraak te hebben wordt zo lager.

afspraken

Veel teams hebben afspraken over hoe je wanneer contact opneemt met elkaar: hoe heb je ruggespraak bij calamiteiten. Of juist bij een ‘onnozel’ vraagje tussendoor? Juist die laatste categorie kan bij werken vanuit huis een knelpunt worden, omdat je je simpelweg niet even omdraait naar een collega. Of elkaar bij de printer spreekt. Wanneer is het ok om een collega een minuutje te storen? Geef je dat aan met een status in je agenda, Skype of Teams? Kleine dingetjes zoals dit lijken in eerste opzicht irrelevant, maar het zorgt dat collega’s onderling verbonden blijven. Dit is een cruciale factor voor succesvol samenwerken op afstand. 

natafelen

Naast allerlei inhoudelijk overleg is het ook zinvol om op een andere manier met elkaar in contact te komen. Sluit de dag af met een virtuele video-borrel, met de benen op tafel. Ieder zijn eigen drankje, maar samen kletsen. Pak een muziekinstrument erbij, een pubquiz, of een leuk online spel. Met bijv. Skribbl.io leer je collega’s op een heel andere manier kennen. Aandachtspunt hierbij is de grootte van de groep: om collega’s meer inbreng te geven kan een kleinschalige opzet beter werken. Samenwerken op afstand betekent op zijn tijd ook plezier hebben op afstand.

samen op pad

Er zijn genoeg mogelijkheden om het samenwerken op afstand leuk te houden voor iedereen. Leer elkaar bijvoorbeeld op een heel andere manier kennen door samen wandelend te vergaderen. Ieder in zijn eigen woonplaats, met een oortje in. Deel foto’s van bijzondere plekjes of voorwerpen via de chat.

webinar Gedrag en werkplek

Wil je meer weten of in gesprek gaan met anderen over de vragen die je hebt over gedrag en werkplek? Schrijf je dan hiernaast in voor een webinar met onze expert. 

online workshops

Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team aan tot experimenteren en het maken van werkafspraken. Deze online workshops geven wij op maat, afgestemd op de specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Samen zullen we afstemmen hoe we dit kunnen regelen. Neem hiervoor contact op met ons, dé expert in samenwerken op afstand.