Hoe werk ik efficiënt samen op afstand vanuit huis?
beperk bijeenkomsten
We kunnen in deze crisis veel leren van organisaties die al jaren ‘remote first’ werken. Onderstaande organisatie heeft een unieke kijk op samenwerken op afstand.
Basecamp werkt namelijk bewust primair samen met collega’s op afstand. En zelfs al ben je (samen) op kantoor, dan toch gelden de regels van remote werken. Hierdoor kunnen niet aanwezige collega’s later kijken en leren. Ze hebben daar een interessante leidraad voor opgesteld. Het opvallendst is voor veel mensen de nadruk op asynchrone communicatie, bijeenkomsten zijn een soort laatste redmiddel. Zo borgen ze zorgvuldige communicatie en ‘deep work’.
wees bereikbaar
Ook buiten online vergaderingen om kun je goed bereikbaar zijn voor een goed gesprek, een klein vraagje tussendoor of iets dringends. Maak scherpe werkafspraken over hoe je elkaar bereikt, door een communicatiematrix op te stellen. Houd elkaar hier ook scherp aan. Wat gaat via chatberichtje, via een belletje of bijvoorbeeld via een spreekuur. Dit is een goede fundering voor succesvol samenwerken op afstand.
online vergaderen
Vergadertijd is kostbaar, ook online. Tel de uren van de aanwezigen bij elkaar op en je schrikt al snel van de investering. Wees daarom kritisch met het inplannen ervan en het inrichten ervan. Inefficiënt online vergaderen is namelijk één van de meest voorkomende fouten bij samenwerken op afstand. Plan niet per se een heel uur, het kan vaak korter. Zeker met een goede voorbereiding. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:
– Duidelijk stellen van doel. Wat vraag je van de aanwezigen? Een advies of goedkeuring? Als het alleen ter informatie is, kun je dan gewoon een document delen?
– Zorg voor een goede voorbereiding. Qua inhoud, vergadervorm, techniek en (rustige) werkplek. Gebruik een headset als je niet gestoord wilt worden door je omgeving of zelf andere mensen niet wilt afleiden. Mooi voorbeeld vind je hier: Live Uitzending vanuit huis
– Zorg voor een moderator die focust op het proces. Nog meer dan bij fysieke bijeenkomsten. Laat iedereen z’n mening geven, vraag door, vat samen. Rond tenslotte het gesprek af met concrete gemaakte afspraken.
werken in de wolken
Veel organisaties werken in de Cloud dat tijd- en plaats onafhankelijk werken makkelijker maakt. Om op afstand met je collega’s samen te werken in een project is Microsoft Teams bijvoorbeeld een heel handige tool. Hiermee creëer je een virtuele projectruimte waarin je gemakkelijk kunt samenwerken aan documenten in Word, PowerPoint of Excel.
Daarnaast kun je een actielijst maken en online met elkaar vergaderen. Hierbij is het niet alleen mogelijk om gebruik te maken van een online whiteboard. Ook kan je onderling notities delen.
Het is inzichtelijk wie in het bestand werkt en wijzigingen worden meteen samengevoegd. Zo kan ieder voor zichzelf werken aan zijn eigen stuk en tegelijkertijd samenwerken zonder talloze versies te creëren. Kortom, samenwerken op afstand verloopt een stuk efficiënter wanneer u in de Cloud werkt.
online presenteren
Binnen Microsoft Teams en Skype kun je een presentatie in PowerPoint delen. Hierbij kunnen mensen vragen stellen en kun je ook vragenlijsten uitzetten. Je kunt de presentatie ook opnemen voor mensen die later willen terugkijken. Zo kan iedereen vanaf zijn/haar plek meedoen.
Net als bij een gewone presentatie is goede voorbereiding handig. Denk hierbij aan alle presentaties en materialen klaarzetten en op tijd starten. Je kunt zowel presenteren als op afstand samenwerken. Wees je bewust dat je minder de non-verbale reactie van je publiek ziet. Verstandig dus om frequenter in je verhaal checks te doen. Iedereen nog aan boord? Zijn er tussentijdse vragen? Zorg dat het geen retorische vraag is met een hoge drempel om te reageren. Beter is een rondje te maken met reacties.
lees elkaar
Veel bedrijven vinden het lastiger om gesprekken online te voeren wanneer zij samenwerken op afstand. Bijvoorbeeld over tegenvallers of kritische evaluaties. Of over het verdelen van projecten, taken of workload. Ook al heb je videoverbinding met elkaar, in vergelijking met fysieke bijeenkomsten is het vaak toch lastiger om elkaar te ‘lezen’.
Veel belangrijke, kleine signalen pik je niet op. Bijvoorbeeld het gesprek je van de koffie-automaat naar de vergaderkamer loopt. Of een onderdrukte zucht als reactie, een zakkende mondhoek, een blik naar buiten of onrustig geschuifel met voeten. Besef dat deze signalen geen details zijn, maar cruciaal om elkaar goed aan te voelen. Speel erop in door de tijd te nemen om elkaar écht de ongezouten mening (of gevoel) te vragen in een rondje. Neem ook zelf het voortouw door het achterste van je tong te laten zien.
vergaderverfrisser
Voor veel thuiswerkers zitten de dagen volgestampt met videogesprekken over allerlei inhoudelijke onderwerpen. In de middag hoor je veel deelnemers zuchten bij de start van wéér een videocall, hoe nuttig ook. Je kunt de oplossing zoeken in het compacter maken van de bijeenkomst. Of het zelfs helemaal overslaan ervan. Kun je niet schriftelijk/asynchroon feedback vragen op dat voorstel?
Je kunt de oplossing ook zoeken in het opfrissen van de vergadervorm. Er zijn allerlei toolboxen voor verfrissende en actieve vergader/werkvormen. Kijk in de boekenkast, of online vanuit Design Thinking of Agile. Zorg ervoor dat niet altijd dezelfde teamleden het voortouw nemen, maar verdeel de rol van ‘vergaderverfrisser’ bij toerbeurt. Je kunt het ook nog simpeler doen. Zoals bij Bol.com, die elke vergadering beginnen met het gezamenlijk zingen van een lied. Dat maak het samenwerken op afstand toch weer een stuk leuker.
online workshops
Op basis van onze expertise bieden we momenteel ook ‘online workshops’ aan. Deze zetten het team aan tot experimenteren en het maken van afspraken. Uiteraard zijn deze online workshops helemaal op maat voor een specifieke uitdagingen van de betreffende organisatie of team. Neem even contact op met de expert hiernaast om af te stemmen hoe we dat voor jou organiseren.