Om als organisatie wendbaar te zijn, heb je wendbare medewerkers nodig. Wendbaar zijn betekent meebewegen bij veranderingen binnen het werkveld. Sterker nog: zonder meebewegende medewerkers ís er geen wendbare organisatie. Dit is de afgelopen massale (en verplichte) thuiswerkperiode bijzonder goed duidelijk geworden. Wendbaarheid is niet alleen iets van nu, het was al een thema voordat we massaal thuis gingen werken en zal ook een thema blijven wanneer we weer (meer) naar kantoor mogen gaan. Hoe kun je als leidinggevende je medewerkers ondersteunen om wendbaarheid te (blijven) ontwikkelen?
De meeste medewerkers willen zelf graag ook wendbaar zijn maar dit lukt niet altijd. Persoonlijke eigenschappen, de thuissituatie maar ook wel of niet kunnen werken met (nieuwe) techniek hebben invloed in hoeverre een medewerker kan meebewegen met de ontwikkelingen. Als leidinggevende kun je veel doen om je medewerker hierin te ondersteunen.
work21 heeft hiervoor de methode workstyle ontwikkeld. De pijlers binnen workstyle zetten de vijf succesfactoren uiteen die aandacht nodig hebben bij samenwerking:
- vertrouwen binnen het team
- werk-privé balans
- slim (digitaal) werken
- samenwerken en kennisdelen op afstand
- resultaatgericht werken
Deze vijf succesfactoren vormen samen de bouwstenen van succesvol en resultaatgericht samenwerken:
- een goede relatie: de basis
- een plezierig en helder proces: de manier waarop het werk georganiseerd wordt
- een kwalitatieve inhoud: het doel van de samenwerking
Naast een toolbox voor werkstijl geeft workstyle ook inzicht in de rol die een adaptieve leidinggevende heeft binnen de vijf succesfactoren.
eerste bouwsteen: een goede relatie
In deze bouwsteen heb je als leidinggevende een coachende rol. Je hebt oog voor de ontwikkeling van je medewerkers. Je geeft ruimte aan autonomie en eigenaarschap. Je faciliteert de verbinding binnen het team en met externen. Je focus ligt bij je team en medewerkers: hoe gaat het met het team in zijn geheel en met de individuen binnen je team? Waar hebben zij ondersteuning nodig en hoe kan je ze aanmoedigen? Je zet in op vertrouwen: vertrouwen vanuit jou dat je medewerkers goed zijn in hun werk en vertrouwen binnen het team zelf. Hierin heb jij als leidinggevende een belangrijke voorbeeldfunctie: practice what you preach.
teamvertrouwen
Vertrouwen in een team zorgt ervoor dat medewerkers zich kwetsbaar op durven te stellen. Hierdoor zijn fouten maken en benoemen minder een taboe en is om hulp vragen vaak net wat gemakkelijker. Hier kom je niet zomaar. Werken aan psychologische veiligheid is hierbij belangrijk. In de blogs van collega Nadine kan je meer lezen over psychologische veiligheid en hoe je deze kunt versterken, ook wanneer je op afstand werkt. Daarnaast is het belangrijk om met je team in gesprek te blijven, zowel formeel als informeel.
aan de slag
- Experimenteer met een (digitale) dagstart, een of meerdere keren per week. Geef de dagstart een vast format door in 30 minuten je team de ruimte te geven hun geleerde lessen te delen, aan te geven waar het schuurt in hun plannen en hoe het met ze gaat (fysiek en mentaal).
- Zorg regelmatig voor ‘koffiemomenten’. Duik eens in deze blog voor inspiratie.
- Spreek vertrouwen en waardering uit naar je medewerkers en vier successen.
werk-privé balans
Een ander belangrijk thema in deze bouwsteen is de balans tussen werk en privé. Hoe deze balans eruitziet, verschilt per medewerker. Ook hier heb jij als coachende leidinggevende een belangrijke voorbeeldfunctie. Maak bijvoorbeeld duidelijk dat wanneer jij ’s avonds om 22.00 uur een bericht stuurt naar je team, je niet verwacht dat ze voor 23.00 uur antwoord geven. En hetzelfde geldt voor de vroege vogels. Maak tijd om elkaar te leren kennen zodat je inzicht krijgt in ieders gewoontes. Nu we meer thuis werken, en we onze ballen op een andere manier hoog te houden hebben, zullen sommige werkritmes minder synchroon lopen. En dat is oké, zolang hier maar duidelijk over gecommuniceerd wordt met elkaar.
aan de slag
- Laat medewerkers kennis maken met MyAnalytics en hoe dit ze kan ondersteunen om werkdruk inzichtelijk te maken. Door inzicht te krijgen in focustijd, hoe vaak je buiten werktijden aan het werk bent, met wie je het meeste contact hebt en hoe je je tijd inzet tijdens samenwerken.
- Zorg ervoor dat je medewerkers focustijd inplannen om iedere dag minstens één uur geconcentreerd aan het werk te kunnen, bijvoorbeeld bij het opstellen van een projectplan. Is hier weinig ruimte voor in de agenda? Kijk dan eens of bepaalde vergaderingen echt noodzakelijk zijn of korter ingepland kunnen worden.
- Merk je dat je medewerkers moeite hebben om tijdens focustijd aan het werk te gaan? Verken dan eens of de pomodoro-techniek kan helpen.
tweede bouwsteen: een plezierig en helder proces
In de tweede bouwsteen heb je als leidinggevende meer de rol van de manager. Je hebt oog voor de visie van de organisatie en vertaalt dit naar concrete werkprocessen die aansluiten bij wat het team nodig heeft. Deze werkprocessen gaan niet alleen maar over wat er opgeleverd moet worden maar ook hoe je in verbinding staat met de organisatie. Kennisdelen is een belangrijk aspect in samenwerken waarover je jouw team adviseert.
slim (digitaal) werken
Goed samenwerken op afstand vraagt om vaardigheid in alle beschikbare digitale tools die er zijn. Dat geldt ook voor jou als leidinggevende! Merk je dat een teamlid niet lekker meekomt? Ga dan in gesprek en onderzoek samen wat voor soort ondersteuning nodig is.
slim (digitaal) werken gaat ook over transparant werken: inzicht hebben in waar iedereen mee bezig is en of iedereen voor elkaar bereikbaar wanneer ze vastlopen.
aan de slag
- Maak een overzicht van welke digitale (communicatie)middelen jullie in huis hebben en wanneer je wat inzet. Zo weet iedereen wat de verwachtingen zijn. Zo zetten wij intern geen mail in, en vindt al onze communicatie plaats binnen MS Teams.
- Maak gebruik van de kennis die in huis is. Weet Bouchra alles over slim werken met SharePoint? Laat haar eens een demo geven van een uurtje om te laten zien wat je er allemaal mee kan.
- Experimenteer met nieuwe tools en/of manieren van werken. Evalueer na drie weken wat er goed gaat en wat er anders moet/kan en zet daarna een nieuwe experimenteertijd in van zeker twee weken voordat je de eindbalans op maakt.
samenwerken op afstand
Het is verstandig om geregeld de bestaande samenwerkstructuren onder de loep te nemen: zijn deze toereikend en voor iedereen helder? Of moeten deze (in samenspraak met het team!) aangevuld worden? Maak ruimte tijdens een overleg om te kijken naar deze structuren en schaaf deze bij waar nodig. Het bespreken van hoe de werkdruk is wordt vaak vergeten hierbij. Kijk in de samenwerkstructuur waar het nodig is aanpassingen te doen wanneer de druk te hoog is.
aan de slag
- Zet op papier hoe de verschillende vormen van samenwerken er uit zien binnen je team en welke aandachtspunten jullie moeten aanpakken. Maak zowel onderscheid in opstarten, uitvoering en afronding van projecten/opdrachten.
- Durf een overleg in tijd te halveren. Kijk kritisch naar de inhoud van je overleg: is het doel helder, is er een duidelijke agenda? Zijn er onderdelen die vooraf al gedeeld kunnen worden zodat een stuk overdracht kan vervallen? Zit er voldoende interactie-momenten in het overleg? Lees deze blog over meer dynamiek tijdens een overleg voor inspiratie.
- Zet acties direct in Planner in een kanaal binnen MS Teams. Zo zijn alle acties voor alle medewerkers inzichtelijk. Lees in deze blog hoe je Planner handig kan inzetten.
derde bouwsteen: een kwalitatieve inhoud
Hier neem je als leidinggevende de rol van leider op je. Je weet de visie van de organisatie te vertalen op teamniveau en draagt dit op authentieke wijze uit. Vanuit vertrouwen en met heldere doelen en kaders inspireer en enthousiasmeer je jouw team.
resultaatgericht werken
Het is aan jou om het team de juiste ingrediënten te geven om aan het werk te gaan. Daarom heb jij een heldere boodschap, ben je continu in gesprek met je team en draag je zorg voor goed opdrachtgeverschap.
aan de slag
- Geef je medewerker de kaders mee voor het gewenste resultaat en geef de medewerker de vrijheid om het proces en de inhoud naar eigen inzicht vorm te geven.
- Met een tools als Planner kan je zowel gedrags- als resultaatafspraken goed in kaart te brengen en de voortgang te bewaken.
- Moedig plezier in het werk en op de (online) werkvloer aan, ook in een digitale tijd.
Natuurlijk is niets zwart en wit of in beton gegoten. Er zijn altijd uitzonderingen op de regel en niemand is een gemiddelde medewerker. Daarom is in gesprek blijven met elkaar altijd de belangrijkste eerste stap. Wil je graag met ons in gesprek over dit onderwerp? Dat kan altijd, een digitaal koffiemoment is zo gepland! Wil je alvast meer lezen over hybride werken? Kijk dan eens op deze pagina.
