Het begin van mijn eerste baan had ik toch net iets anders voor me gezien toen ik afstudeerde. In plaats van mijn collega’s en de organisatie te leren kennen op kantoor, word ik vooral digitaal ingewerkt. Dat is best even wennen! In deze blog vertel ik meer over mijn eerste maand bij work21, en geef ik tips over digitaal inwerken en slim digitaal werken.
digitaal ingewerkt worden
Ik vond het best wel spannend om vanuit huis te beginnen met mijn eerste baan. Ik had het beeld dat je je digitaal niet zo snel thuis zou kunnen voelen in een organisatie als in het echt op kantoor, waar je je collega’s spreekt bij de koffieautomaat. Dit beeld is flink veranderd!
Ik heb gemerkt dat je digitaal ook heel erg verbonden kunt zijn. Starten in een nieuwe functie is altijd wennen, maar ik heb het gevoel dat het team er voor me is. Ik zie mijn collega’s regelmatig bij elkaar tijdens de dagstart. We doen dat 3 keer per week aan het begin van de dag. Iedereen bespreekt zijn of haar planning, gezondheid en geleerde lessen. Op deze manier leerde ik iedereen snel kennen. We hebben ook een keer samen gesport en geborreld na een teammeeting. Dit soort kleine sociale dingen helpen heel erg om je als nieuweling verbonden te voelen met de rest. Ik ben tijdens mijn eerste maand ook een aantal dagen op kantoor geweest, met afstand. Ik vond het leuk om een paar collega’s in 3D te zien! De combinatie van af en toe op kantoor en de rest thuis werkte voor mij goed.
tips
Deze tips hebben mij geholpen tijdens mijn eerste maand:
- Plan regelmatig contactmomenten in. Ik merkte dat ik soms niet goed wist wat er van me verwacht werd en daardoor ging ‘zwemmen’ en stagneerde. Deze zwem-momenten kun je beperken door regelmatig contactmomenten in te plannen met je leidinggevende of buddy. Spreek bijvoorbeeld een vaste middag in de week af om bij te praten, vragen te stellen en aan te geven waar je tegenaan loopt. Wat voor mij goed werkt is het verzamelen van mijn vragen voor dat wekelijkse contactmoment. Zo kun je in een keer alles bespreken.
- Durf te vragen. Ik voel me soms bezwaard om iets aan een collega te vragen omdat ik het gevoel heb dat ik hem of haar ermee lastigval. Het is echter veel onhandiger als je daardoor niks vraagt en maar wat gaat doen. Het is oké als je dingen nog niet weet! Mijn collega’s zeggen het eerlijk als ze iets niet weten en gaan het ofwel uitzoeken, of vragen het aan iemand die het wel weet. Daarnaast is het je eigen verantwoordelijkheid om bij vage opdrachten verduidelijking te vragen. Dat is iets wat ik echt heb geleerd in mijn eerste maand. Je kunt beter nóg een keer om details en concrete kaders vragen, dan maar wat gaan doen. Stel je vragen dus vooral!
- Let op de timing van vragen. Stel je vragen op het goede moment. Je kunt beter een berichtje sturen aan een collega of een afspraak inplannen om je vraag te stellen, dan zomaar bellen en iets belangrijks verstoren zoals een training of klantmeeting. Via Teams kan ik de status van mijn collega’s zien (beschikbaar, druk, niet storen, afwezig) en via Outlook kan ik de agenda’s bekijken om te checken wanneer ik wel of niet kan storen.
- Interview je collega’s. Toen ik startte heb ik een opdracht gekregen: plan met elke collega een afspraak in om hem of haar persoonlijk te leren kennen en om professionele ervaringen en ideeën op te halen voor een intern project. Mijn collega’s waren daar ook van op de hoogte. Het voelde een beetje gek om het zo in te plannen, in plaats van spontaan op kantoor gesprekjes aan te knopen. De drempel voelde aan het begin hoog om een gesprek te beginnen, maar door deze opdracht ging dat juist makkelijk.
slim digitaal samenwerken
Tijdens het inwerken heb ik ook veel geleerd over hoe je slim digitaal samenwerkt. Ik wist al wel het een en ander over Office 365, maar heb heel veel bijgeleerd afgelopen weken! Ik kende Teams nog niet en vind het heel handig. Het biedt een fijn overzicht en maakt samenwerken heel makkelijk. Ik heb geleerd dat heldere werkafspraken over communicatie belangrijk zijn. work21 heeft dit vastgelegd in een samenwerkmatrix. Hier staat duidelijk welk communicatiemiddel we waarvoor gebruiken en wanneer. Ook het online samenwerken in één bestand is prettig. We zitten niet te klooien met verschillende versies van documenten, maar hebben altijd de up-to-date versie binnen handbereik.
Naast Office 365 gebruiken we ook andere handige online tools, zoals Miro. Dit is een soort online whiteboard. Laatst hebben we Miro gebruikt in een overleg met een klant. We waren de meeting begonnen in Teams en gebruikten tegelijkertijd een Miro werkbord. Iedere deelnemer heeft een andere kleur cursor en kan vanalles toevoegen op het werkbord zoals tekst, vormen en post-its. We konden overleggen en tegelijkertijd dingen toevoegen en comments plaatsen. Deze interactieve manier van werken beviel goed! Samen met de klant hebben we een model ingevuld voor een adoptie en change project.
Urgent-o-meter
Het model in kwestie was de urgent-o-meter. We gebruiken dit model om doelgroepen te plotten voor een gedragsverandering, bijvoorbeeld het gebruiken van andere software of een nieuwe manier van (samen)werken. Op de verticale as zie je de attitude: zijn mensen bang om hun huidige manier van werken te verliezen, of zien ze kans op voordeel in de nieuwe manier? Op de horizontale as staat de externe urgentie: is er lage of hoge druk van buiten? De vier vakken die hier uitkomen hebben elk bijpassende interventies, van korte algemene video’s tot een 1 op 1 coaching gesprek. Op deze manier zorgen we ervoor dat doelgroepen passende interventies krijgen waardoor de verandering succesvoller wordt. Hieronder zie je een voorbeeld van een ingevulde urgent-o-meter in Miro.
tot slot
Ik hoop dat jullie het leuk vonden om meer te lezen over mijn ervaring met digitaal ingewerkt worden en slim digitaal werken. Ik ben blij dat work21 afgelopen jaren al heel bewust bezig was met slim digitaal (op afstand) werken. Het was daardoor voor mij makkelijk om in te stappen in de digitale manier van (samen)werken. Door het vele onderlinge contact ben ik me snel thuis gaan voelen in de organisatie.
Dan nog even over mijn achtergrond: ik heb een master gedaan in de cognitieve psychologie. Wat ik vooral interessant vind is gedragsverandering, groepsdynamica leiderschap en het verbeteren van prestatie en welzijn van mensen interessant. Regelmatig zie ik links met mijn opleiding tijdens mijn werk als consultant. work21 gebruikt diverse modellen uit de gedragswetenschap. Ik ben nu ook bezig met het opzetten van een onderzoek naar leidinggeven op afstand ten tijde van de crisis. Hier komt de onderzoekservaring uit mijn studie goed van pas. Binnen work21 ga ik me vooral richten op het helpen van klanten met verandertrajecten. De komende maanden ga ik nog heel veel leren over mens, organisatie en technologie. Ik kijk er naar uit, en zal mijn ervaringen delen!
