Afgelopen maanden hebben veel organisaties een enorme stap gezet in hun digitale transformatie. Waar voorheen e-mail, whatsapp en gedeelde schijven werden gebruikt zijn organisaties ook massaal digitaal gaan communiceren en vergaderen. Ze hebben vaak versneld platforms als MS Teams aangezet om digitaal te kunnen samenwerken.
De ervaringen zijn gemengd: veel mensen ervaren het de hele dag online zijn als zeer vermoeiend. Veel mensen komen door alle online overleggen ook niet aan hun werk toe. Andere mensen geven aan dat ze juist veel productiever en effectiever zijn gaan werken en dat ze daardoor hun werk in veel minder tijd kunnen doen.
Nu de situatie gestabiliseerd lijkt, de Corona maatregelen versoepeld worden en we langzamerhand naar een volgende fase gaan, is het ook tijd om de balans op te maken.
Een aantal lessen die wij veel zien bij organisaties:
Schroom om digitaal te werken is overwonnen
Doordat er nu echt urgentie was om digitaal te werken, zijn mensen in het diepe gesprongen. Ze hebben zich tools eigen gemaakt om deze crisis te kunnen overleven en het (noodzakelijke) werk te blijven doen. Zo zijn fysieke processen omgezet naar digitaal zonder de kracht van het medium optimaal te benutten. Een volgende stap zou zijn ook echt digitaal te denken en van daaruit opnieuw naar het werk te kijken. En daarnaast hoe dit slim kan worden vormgegeven in een digitale context. Om echt slim gebruik te maken van de digitale mogelijkheden.
menselijk contact
Mensen zijn sociale dieren. Veel mensen geven aan dat ze behoefte hebben elkaar weer te ontmoeten en zien op kantoor. Het echte menselijke contact. Afgelopen tijd heeft ons geleerd hoe belangrijk teamverbondenheid is, en dat dit niet iets is voor erbij, maar dat het echt om aandacht vraagt en onderdeel van de agenda is. Om als team succesvol samen te werken is een gemeenschappelijk doel en wederzijdse afhankelijkheid cruciaal.
Veel mensen geven aan niet meer volledig terug te willen naar oude situatie
Tegelijkertijd geven mensen aan dat afgelopen tijd heeft geleerd dat er veel meer op afstand kan dan ze mogelijk hadden gehouden. En dat ze dat ook vooral willen blijven doen Uit onderzoek blijkt dat mensen 14 tot 16% productiever zijn als ze op afstand kunnen werken. De 1.5m organisatie zal dus veel meer een EN-EN organisatie worden in plaats van een OF-OF organisatie. Het kantoor zal veel meer de plek zijn om daadwerkelijk samen te komen om samen te werken of om te ontmoeten, en dus de plek zijn voor creatieve of emotionele ontmoeting. Terwijl het reguliere en individuele werk vanuit huis gedaan wordt.
De echte slag naar op afstand werken moet nog gemaakt
Er wordt veel van mensen verwacht in deze tijd, mensen moeten verschillende ballen in de lucht houden. Werk en privé loopt door elkaar heen, waardoor meer dan ooit het hebben van eigen regie, meer autonomie en verantwoordelijkheid belangrijk is. Niet alleen voor individuele medewerkers, maar bovenal voor teams. Digitaal werken is daarin een belangrijke voorwaarde en gaat over veel meer dan digitaal communiceren en vergaderen.
Deze tijd vraagt om een omslag naar digitaal denken, om een nieuwe mindset vanuit wat er allemaal kan, wat er niet hoeft en kennis van de mogelijkheden die er zijn. Een mindset waarin open en transparant wordt samengewerkt, kennis gedeeld, waarin conceptdocumenten worden gedeeld en wordt samengewerkt aan bestanden. Door bijvoorbeeld samen te werken in MS Teams, te brainstormen in Miro of klantinformatie gedeeld in CRM, of data beschikbaar wordt gesteld via PowerBi. Dit om zo betere beslissingen te kunnen nemen. Waar niet alleen synchroon wordt samengewerkt, ook asynchroon, doordat je bijvoorbeeld meetings, sessies terug kunt kijken op het moment dat het jou het beste uitkomt, of dat je een chatgesprek na kunt lezen wanneer dat past.
Vasthouden en door ontwikkelen
Juist doordat we afgelopen tijd heel veel hebben moeten experimenteren en leren werken op een andere, digitale manier, hebben teams een cruciale rol in het vasthouden van de positieve gewoontes en daarin ook volgende stappen te zetten door samen afspraken te maken en elkaar daarbij te ondersteunen en aanspreken. We adviseren teams daarom:
- Breng samen in kaart hoe het er nu voorstaat en spreek uit wat je vast wilt houden met elkaar
- Maak daar heldere afspraken over en faciliteer het als organisatie
- Spreek elkaar actief aan op de gemaakte afspraken: reflecteer een leer met elkaar.
Wil je sparren over de 1,5 meter organisatie of heb je een andere vraag? Neem gerust contact op met Gonny Vink.
