In de hectiek van afgelopen jaar ontdekten veel (project-)teams met vallen en opstaan de mogelijkheden van het online samenwerken. Mooi! In de praktijk zie ik echter een ander knelpunt steeds scherper naar voren komen: de afstand naar de rest van de organisatie. Zonder kantine, pantry of wandelgang loop je verre collega’s niet informeel tegen het lijf. Zo komt de binding, trots, kennisdeling en innovatie steeds meer in de knel. Het blijkt nog best lastig om een ontmoeting met die zogenaamde ‘weak ties’ op afstand te stimuleren. Hoe breng je die wandelgang weer tot leven als je continu thuis moet werken?
‘chat roulette’
Gelukkig zie ik inmiddels best wat initiatieven en ervaring ontstaan om willekeurige collega’s aan elkaar te koppelen voor een korte ontmoeting. Er worden tools ingezet in lijn met de beruchte Chat roulette. Organisaties gebruiken bijvoorbeeld MysteryCoffee of de Icebreaker App in MS Teams. Hieronder wat uiteenlopende ervaringen vanuit organisaties, van overheid tot bouw en van energie tot bank.
voorhoede
Collega’s die meedoen, zien het in het algemeen als leuk en zinvol. Ze zijn enthousiast over de verrassende ontmoetingen en wat ze er telkens van meenemen. Het animo is hoger bij kantoor-rollen dan bij operationele rollen in het veld. Aandachtspunt is ook om de 1:1 bijeenkomst niet te lang te maken: liever een kwartiertje dan een half uur. Als er veel te bespreken is, vinden collega’s elkaar ook na deze ‘speed-date’ wel. Deelnemers blijven positief en haken niet na een paar keer al af.
unknown unknowns
Het blijkt niet eenvoudig om de kritische massa van de medewerkers mee te krijgen. Deelname is vrijwillig en niet alle collega’s zien het directe nut ervan: “Leuk hoor, maar met mijn workload heb ik daar echt geen tijd voor. En als ik een vraag heb, dan zal ik gewoon iemand bellen,” zijn veelgehoorde reacties.
Om met het laatste te beginnen: het doel is niet om direct antwoord te krijgen op zaken die je niet weet, maar meer om erachter te komen wàt je nog niet weet. De zogenaamde ‘unknown unknowns’. Als je beter weet waar andere teams mee bezig zijn, kun je juist de volgende keer gericht even bellen voor een vraag.
cruciaal voor kennisdeling en binding
De communicatie rondom het initiatief moet het doel scherp neerzetten. Niet als ‘fun’, maar als cruciaal voor kennisdeling en binding op de langere termijn. Die woorden moeten niet in een nieuwsbrief verschijnen, maar uit de mond komen van een sponsor in de organisatie. Een directeur die een zichtbare en actieve ambassadeur is. En die uiteraard ook zelf meedoet en andere leidinggevenden meeneemt in hun voorbeeldgedrag. Een genoemde ‘best practice’ is ook om zo’n random-chat-tool in te zetten rond een brede heidag. Deelnemers kunnen dan zaken voorbespreken, of juist doorpakken.
tools
De tools werken technisch gesproken prima, maar organisaties willen ze op het vlak van vormgeving/UX vaak wel wat meer ‘eigen’ en aantrekkelijk maken. Dat kan, maar levert soms ook bugs op. Goede testrondes zijn daarom een must. Het kan echter ook zonder tool: er zijn ook organisaties die zulke spontane ontmoetingen gewoon handmatig opzetten. Een eenvoudig schema opstellen en verspreiden kan een mooie stap zijn, zeker voor kleinere organisaties of afdelingen. Geen smoesjes dus, aan de slag met die goede voornemens ;-)!
