Samenwerken op afstand; ik voel me goed bij hoe we dat doen bij work21. We weten elkaar te vinden voor afstemming of hulp, we delen onze kennis formeel en informeel en co-creëren dat het een aard heeft. Ook ervaar ik nog steeds verbondenheid met het team, hoewel anders dan anders. We spreken elkaar 3x per week tijdens de dagstart, ik spreek mijn intervisiemaatje met vaste regelmaat en heb spontane, informele momentjes om bij te kletsen, stoom af te blazen of een luisterend oor te bieden.
Leren op afstand
In de afgelopen maanden hebben we veel trainingen en workshops aangepast om online uit te voeren. We gaven webinars, ontwikkelden experimenteerkaarten en schreven werkinstructies en stappenkaarten. Veel organisaties hebben snel geschakeld om het leren door te laten gaan. Maar nu de afstandelijke tijden voortduren, is de vraag hoe je de ontwikkeling op gang houdt.
Trainingen zijn voor deelnemers vaak het startpunt van verandertrajecten. Maar we merken dat het volgen van online trainingen voor deelnemers soms al een leertraject op zich is, qua techniek en instellingen. Hoe goed je als trainer je deelnemers hierin ook wilt begeleiden, ook ‘online’ zijn deelnemers niet altijd op tijd. Niet vanwege de verkeerde trein, of een onverwacht lange rij bij de receptie, maar omdat ze te laat met de voorbereidingen zijn begonnen of de techniek weerbarstiger was dan gedacht. Als je eindelijk iedereen ‘aan boord’ hebt, dan gooit een digitaal brandalarm soms roet in het eten, in de vorm van netwerkproblemen, een collega met een spoedklus of huisgenoot die om aandacht vraagt.
Zijn dan alle hobbels genomen en is de formele training afgerond, dan begint het echte werk pas: hoe ga je het geleerde in de praktijk brengen?
Leren en veranderen doe je samen
Gebruik de middelen en mogelijkheden die je hebt om samen te werken en verbondenheid te creëren ook voor het leren en ontwikkelen.
Misschien een open deur, maar zorg dat een online training niet blijft steken in een digitale reader, of in een digitale uitvoering van de hele training, maar dan via Zoom, Teams of Skype!
Je kunt er meer uit halen – als deelnemer en als trainer – door alles wat er al is aan middelen, materialen, tijd, energie, goede wil en een beetje doorzettingsvermogen opnieuw te mixen ( ).
Ik deel graag een paar ‘good practices’ voor blended leren en ontwikkelen:
1. Maak onderscheid tussen zelfstandig en samen leren
Wat kunnen deelnemers zelfstandig doen? Denk aan achtergronden, begrippen, context, waarom doen we dit, kortom: kennis en theorie. Maar ook zelfstandig oefenen om een nieuw systeem of een nieuwe manier van werken te leren kennen kan daar onder vallen.
Waar heb je interactie nodig? Denk aan het toepassen van kennis, wennen aan of nadenken over een andere manier van werken, nieuwe werkafspraken maken, het uitwisselen van ervaringen, het stellen van vragen, etc.
Daarbij: niet alle leeractiviteiten zijn ‘formeel’, lees: met een trainer.
Aan de hand van dit onderscheid kun je leeractiviteiten indelen: in synchroon en asynchroon, in zelfstandig en samen, in formeel en informeel. Op deze manier kun je de kostbare online tijd samen reserveren voor dingen die daadwerkelijk om interactie vragen.
2. Verdeel de ‘theorie’ in behapbare stukken
Zo kan iedereen in eigen tempo de benodigde voorkennis opdoen. Je kunt bovendien gemakkelijk aansluiten bij verschillende instapniveaus. Maak daarbij zeker ook gebruik van audiovisueel materiaal zoals illustraties, animaties, stroomschema’s of filmpjes. Biedt eventueel extra (externe) bronnen aan voor wie meer wil weten (zie ook het volgende punt).
3. Zelfstudie is meer dan lezen
In een zelfstudiemodule kun je deelnemers alvast vragen na te denken over de komende veranderingen. Laat ze hun bedenkingen, vragen of aandachtspunten alvast noteren.
Als er gelegenheid is om alvast te oefenen, bijvoorbeeld met een nieuw systeem, laat hen dan alvast nadenken over de impact op de huidige werkwijze of werkafspraken.
Of laat collega’s iets vertellen over hun ervaringen.
4. Biedt verschillende werkvormen en leerpaden aan – ook bij zelfstudie
De een doorloopt de theorie graag stap voor stap, een ander wil misschien liever de hiaten in voorkennis vullen. Door inhoudelijke informatie als leerstof én in testvorm aan te bieden, bedien je verschillende leervoorkeuren en kun je respectievelijk je opgedane kennis testen, of je ontbrekende voorkennis opfrissen door de leerroute anders te doorlopen.
5. Sluit aan bij de werksituatie – denk in taken en rollen
Vermijd de valkuil om iemand ‘door een systeem te sleuren’. Ga uit van wat iemand in het dagelijks werk doet en sluit daar bij aan. Een receptionist gebruikt een systeem anders dan een accountmanager en een onkostendeclaratie invullen is iets anders dan deze beoordelen. Door handelingen te groeperen, kun je de leerstof verdelen in basis- en (rol)specifieke onderwerpen en zo gemakkelijker inspelen op verschillen binnen een groep. Zo kun je ook online de aandacht vasthouden én verdelen.
6. Werkinstructies en handleidingen apart – en online!
Wanneer leren en veranderen verband houdt met leren werken met nieuwe middelen, is het handig om de beschrijving van ‘hoe je iets doet’ los te koppelen van opdrachten, oefeningen en zelfstudie. Zo hebben deelnemers na de training iets om op terug te vallen. Tip: leer ze meteen tijdens de training hoe je deze instructies gebruikt. Bovendien is een online handleiding snel aangepast en altijd beschikbaar, wat een voordeel is bij (continue) verandering.
7. Samen leren kan ook op afstand
Nodig deelnemers na afloop van een gezamenlijke online instructie uit om in duo’s of kleine groepen samen aan de slag te gaan, bijvoorbeeld door korte opdrachten over het maken van werkafspraken aan te bieden.
Of laat iedereen een maatje kiezen waarmee je – liefst op vaste momenten – even contact hebt over je vorderingen, struikelblokken, uitdagingen of successen.
8. Schakel hulptroepen in
Leidinggevenden, enthousiaste collega’s, ambassadeurs, key-users, het geeft niet welke titel ze hebben, maar voor ontwikkelen en veranderen zijn ze onontbeerlijk. Na de officiële trainingsfase moet er namelijk écht gewerkt worden, maar stopt de leerbehoefte meestal niet. Maak daarom gebruik van alle hulptroepen en hulpmiddelen die er zijn.
- Leidinggevenden kunnen werkafspraken als vast onderdeel op de agenda van het teamoverleg zetten.
- Gebruik de beschikbare digitale communicatiemiddelen (Teams, teamsite, community, et cetera) om iedereen op de hoogte te houden van (nieuwe) ontwikkelingen.
- Zet een discussieforum op om ideeën, vragen en wensen over werkwijze en werkafspraken uit te wisselen, of tips & trucs te delen over het nieuwe systeem – dit levert wellicht ook input voor het teamoverleg.
- Laat ambassadeurs of key-users rouleren tijdens een dagelijks of wekelijks online spreekuur waar iedereen kan ‘binnenlopen’.
- Organiseer korte digitale meetings in de eerste weken van de verandering, bijvoorbeeld voor specifieke teams (rollen, functies) op uitnodiging, of rondom een specifiek onderwerp op basis van belangstelling. Extra uitleg, oefening of verder uitwerken van werkafspraken kunnen onderwerp van gesprek zijn.
- Koester je ambassadeurs / key-users: houd ze middels regelmatige bijeenkomsten op de hoogte van aankomende ontwikkelingen, maar geef ook ruimte om kennis en ervaringen uit te wisselen, en om hen te ondersteunen in hun rol.
- Wie helpt nieuwe collega’s op weg? Als er regelmatig nieuwkomers ingewerkt moeten worden, overweeg dan om medewerkers op te leiden als trainer voor die onderdelen uit het programma die synchrone, formele interactie vereisen. Met een slim ‘blended’ aanbod en enkele enthousiaste collega’s, moet dat geen al te grote opgave zijn.
Verder praten over samen werken, leren en ontwikkelen, ook op afstand? Neem contact op met Petra Stuitje.
