In de weken waarin we allemaal thuiswerken vanwege het Coronavirus, lees je veel tips over verschillende technische tools/applicaties die hiervoor handig zijn en hoe je deze inricht. Maar zelfs als de techniek helemaal op orde is, betekent het nog niet dat een online vergadering of werksessie gelijk succesvol is. Deze week mocht ik een online sessie geven en dit voor het eerst ervaren. Een mooie uitdaging waar ik graag op terugblik en de geleerde lessen met je deel.
Randvoorwaarden op orde
In de interactieve sessie zijn 16 deelnemers online aan het wachten op een inspirerende startsessie over een grote verandering in de organisatie. De organisatie heeft het platform zelf uitgekozen waarop we elkaar allemaal treffen. De techniek werkt perfect en iedereen heeft van tevoren zelf getest of de links het doen. Precies om 10 uur is iedereen aan boord.
De start verloopt rustig en gestructureerd. Je merkt dat de ze allemaal al gewend zijn om online met elkaar samen te werken en de techniek onder de knie hebben. Ook al werken ze al langer op deze manier samen, worden voor de sessie duidelijke afspraken gemaakt over het gebruik van de microfoon en de chatfunctie.
De workshop wordt gefaciliteerd door een moderator EN een gespreksleider vanuit de klant. Beiden zijn verantwoordelijk voor de proceskant, zodat ik en mijn collega Saira ons op de inhoud kunnen focussen. De microfoon staat in principe uit, tenzij je uitgenodigd wordt door de moderator. Voor de rest worden vragen, stellingen en discussies geactiveerd door de gespreksleider en via de chat. De moderator vat de reacties samen en vraagt eventueel door aan de deelnemers om te achterhalen wat er precies bedoeld wordt.
Een andere aanpak en werkvormen
Wij (Saira en ik) zijn de gasten van buiten de organisatie en komen vanuit de inhoud een bijdrage leveren. We zijn betrokken bij de implementatie van de techniek, de gewenste attitude en mindset.
Doordat de sessie ineens digitaal is, hebben we ons extra goed voorbereid en hebben we nagedacht over nieuwe werkvormen. Een aantal onderdelen die voor ons goed werken, zijn:
1. Gebruik stellingen voor interactie
We starten de sessie met 2 stellingen om te horen hoe de beeldvorming bij iedereen is. Zo komt de interactie snel op gang. Binnen 15 sec heeft iedereen via de chat antwoord gegeven en heeft de moderator alles samengevat.
2. Zorg voor een duidelijke opbouw van je slides
Door het gebruik van slides kunnen we iedereen in hetzelfde tempo meenemen door het verhaal. Ook hebben we goed nagedacht over de opbouw: er verschijnt nooit meer dan 1 tekstregel tegelijkertijd en wordt er gebruik gemaakt van veel beeldmateriaal en korte opsommingen.
Daarnaast is de sessie duidelijk in 3 brokken ingedeeld, zodat de structuur voor alle deelnemers helder is. We bespreken:
- Visie, mindset en beeldvorming
- Inhoudelijke kennis
- Hoe nu in de praktijk hiermee aan de slag
3. Geef mensen soms ook wat bedenktijd
Een concrete vraag stellen na het tweede onderdeel en daarbij even opstaan voor koffie levert precies op wat we hopen: iedereen kan even nadenken en tevens de benen strekken. De korte pauze van 5 min zorgt voor nieuwe energie en de inhoud wordt vertaald naar de praktijk: hoe zitten we erin en wat gaan we ermee doen? De moderator bundelt weer alle reacties en vraagt op 3 punten door om meer toelichting te krijgen.
4. Rond goed af
Ter afronding pakken we terug op de stellingen die in het begin van de sessie aan bod zijn gekomen en vragen we hoe de visies nu zijn. Wat is er veranderd, hoe kijk je er nu naar en waar zijn nog vragen? Zo evalueren we het resultaat van de sessie.
Mijn ervaring
Voor mij en mijn collega was het de eerste keer om een interactieve sessie op deze manier vorm te geven en te begeleiden. We hebben ons zeer goed voorbereid en ons vooral afgevraagd waar de verschillen zitten met een sessie waarin we elkaar wél face-to-face zien. Wat maakt de situatie nu anders en hoe ga je daarmee om?
Daarnaast was het enorm fijn dat de techniek goed werkte en dat de afspraken zo duidelijk neergezet werden vanaf de start. Ikzelf zou iedereen aanraden om vanaf 6 personen de inhoud en het proces niet bij dezelfde persoon neer te leggen. Online met elkaar op deze manier werken lukt dus prima, mits je even de tijd neemt om het goed in te richten en je degelijk voor te bereiden.
Heb je vragen of wil je verder sparren met mij, Jessika de Waijer? Neem dan contact met me op. Voor meer tips over thuiswerken en digitaal werken, kun je terecht op onze website http://sosthuiswerken.nl
