Bij het werken op afstand komen verschillende uitdagingen kijken. Een van de uitdagingen die minder vaak genoemd of gezien wordt, is het creëren en behouden van het gevoel van veiligheid in de organisatie. In de wetenschap wordt dit psychologische veiligheid genoemd. Het beschrijft het vertrouwen dat je niet beschaamd of gestraft wordt als je fouten maakt of je mening deelt. Een hoge mate van psychologische veiligheid zorgt ervoor dat teamleden de ruimte voelen om vragen te stellen en nieuwe ideeën te opperen, en niet bang zijn om afgekeurd te worden door de andere teamleden.
Zoals je in deel 1 van deze blog kon lezen, blijkt uit onderzoek dat psychologische veiligheid essentieel is voor een goede teamprestatie. Zonder een veilige cultuur komen teams minder vaak tot nieuwe, innovatieve oplossingen. Ook wordt kritiek minder vaak geuit, wat kan leiden tot verkeerde beslissingen. Nu we allemaal veel op afstand werken, is het creëren en versterken van de veiligheid uitdagender geworden. In deze blog gaan we in op diverse tools en werkvormen om de psychologische veiligheid in je team (op afstand) te versterken.
Psychologische veiligheid op afstand
In de vorige blog kon je lezen dat het juist in deze tijd belangrijk is om aan de psychologische veiligheid in je team te werken. Nu we veel op afstand werken, hebben we vooral digitaal contact. Online is het lastiger om elkaar goed aan te voelen. We missen de fysieke sociale signalen waardoor gesprekken minder natuurlijk verlopen. Ook moeten we harder ons best doen om verbinding te creëren. Dit kan vooral lastig zijn voor nieuwe collega’s of collega’s waarbij het thuis niet zo lekker gaat. Het gevaar bestaat dat teamleden zich steeds meer afzonderen en zich niet uitspreken over dingen die ze dwarszitten.
Er komt een tijd dat we weer naar kantoor mogen. Hoe gaan organisaties het nieuwe hybride werken vormgeven? Nog belangrijker: mogen medewerkers meebeslissen? Durven ze zich uit te spreken? Er is psychologische veiligheid vereist voor een open gesprek, waarin iedereen zijn/haar mening kan geven en ideeën durft te delen. Een extra uitdaging dus om in deze tijd die veiligheid te realiseren voor straks! Met onderstaande tips kun je meteen beginnen met het versterken van de psychologische veiligheid in jouw team.
Mindset
Allereerst is het belangrijk om te onderzoeken op welke manier er naar werk wordt gekeken in een team. Is het in de organisatie de bedoeling dat er op een vaste manier gewerkt wordt, waarbij fouten uit den boze zijn? Of zien medewerkers hun werk als leren en experimenteren? Jane McConnell onderzoekt dit soort mindsets bij organisaties. Ze is voorstander van de gig-mindset. Dit is een mindset waarin medewerkers niet vasthouden aan ‘hoe het altijd gaat’ maar juist mogen en durven experimenteren met nieuwe werkwijzen. Men mag fouten maken, neemt daar verantwoordelijkheid voor en deelt de geleerde lessen.
Als je in jouw team of organisatie werk ziet als leren, experimenteren en fouten maken, moedigt dit de psychologische veiligheid aan. Deel bijvoorbeeld elke week je geleerde les in de teammeeting. Dit doen wij bij work21 ook. Op die manier zie je dat je collega’s continu aan het leren en verbeteren zijn, en dat fouten maken daarbij hoort.
Hulp bij het gesprek
De belangrijkste tools voor het creëren van psychologische veiligheid hebben betrekking op het gesprek. Hoe zorg je dat er open discussies worden gevoerd in je team? Wordt iedereen gehoord? Gespreksregels en andere technieken kunnen hier uitkomst bieden.
- Stimuleer discussie in je team. Laat teamgenoten dit niet uit de weg gaan. Zorg voor goede spelregels om de discussie in goede banen te leiden. Hier vind je tien gouden regels voor effectieve discussies. Een van de belangrijkste regels is: veel vragen stellen. Hoe zouden we dit anders kunnen doen? Wat zijn de alternatieven?
- Neem iedereen serieus. Luister goed en check of je elkaar goed begrepen hebt. Dit kun je doen door te parafraseren: “Begrijp ik het goed dat je [….] bedoelt?”. Geef de ander de ruimte om aan te vullen of te corrigeren.
- Om te voorkomen dat teams te veel gaan groepsdenken, kun je een advocaat van de duivel aanwijzen. Deze persoon stelt de vragen die het team liever niet wil horen. Wat zijn de nadelen van het plan? Waarom niet anders? Wissel deze rol af, zodat niet altijd dezelfde persoon aan de beurt is.
- Aanvullend bij het vorige punt kun je als leidinggevende ervoor kiezen om eerst de mening van het team te vragen, voor je je eigen mening deelt. Zo voorkom je dat teamleden hun mening meteen aanpassen naar de jouwe, als ze zich niet voldoende veilig voelen.
- Let op hoe veel iedereen aan het woord is, vooral digitaal. Het kan lastiger zijn om goed in te schatten wanneer anderen iets willen zeggen. Uit onderzoek van Google bleek dat de leden van effectieve teams gemiddeld evenveel aan het woord waren.
Hulp bij conflicten
Soms leiden discussies tot conflicten. Zodra meningen van elkaar verschillen, zijn conflicten niet te voorkomen. En dat is niet erg! Veel mensen zijn geneigd om conflicten uit de weg te gaan en ze weggestopt te laten groeien. Helaas maakt dit het vaak erger.
Een bekende methode om teams te helpen met het oplossen van conflicten is de Lewis Methode van Deep Democracy. Met de stappen uit deze methode kunnen teams conflicten bespreekbaar maken en oplossen. Alle teamleden moeten bijvoorbeeld één voor één hun irritatie en boosheid uiten. Anderen mogen hen niet onderbreken. Vervolgens gaan de teamleden kijken naar de dingen die gezegd zijn die echt pijn deden. Als het pijn doet, betekent het dat er een kern van waarheid inzit. Het is belangrijk dat teamleden dit toegeven. Vervolgens kan het team met de waarheden gezamenlijk op zoek naar een goede oplossing. Kijk deze Ted talk van Myrna Lewis om meer te weten te komen over de verschillende stappen.
Digitale mogelijkheden
Naast de gesprekstechnieken van hierboven kun je ook digitale middelen inzetten om de psychologische veiligheid te versterken.
- Maak gebruik van de mogelijkheden om te stemmen. Gebruik bijvoorbeeld het handje (in Teams) of stuur een poll tijdens je vergadering. Maak het makkelijk voor teamleden om hun mening te geven. Als de veiligheid nog niet erg hoog is, kan het fijn zijn om een anonieme poll te gebruiken.
- Deel een grote groep op in kleinere groepjes met behulp van break-out rooms. In kleinere groepen is er meer natuurlijke conversatie en voelen mensen zich sneller veilig om twijfels te delen. Op die manier komen twijfels boven water, die anders misschien niet gedeeld waren.
- Bij sommige videobel-tools is er een mogelijkheid om uit te zetten dat je jezelf ziet tijdens een vergadering. De ‘self-view’ kan namelijk onzekerheid versterken. Ook kan het afleiden van de inhoud. In Zoom is deze optie er al, in Microsoft Teams nog niet. Je kunt ervoor stemmen.
- Als je Microsoft Teams gebruikt kun je de Together mode of Modus samen uitproberen om het teamgevoel te versterken. Alle deelnemers van de vergadering worden losgeknipt van hun eigen achtergrond en in een gezamenlijke digitale ruimte geplaatst. Lees meer over de voordelen van de Together mode in deze blog.
- Introduceer een ‘thermometer’ waarmee je regelmatig de psychologische veiligheid in je team meet. Laat je teamleden een (anonieme) vragenlijst invullen met vragen over o.a. het durven delen van meningen en het gevoel erbij te horen. Gebruik bijvoorbeeld deze test als voorbeeld. Bespreek vervolgens de uitkomsten met het team. De scores kunnen het makkelijker maken om de lastige gevoelens te bespreken.
Ik hoop dat je door het lezen van deze blog meteen aan de slag kan met het versterken van de psychologische veiligheid in jouw team. Wil je meer tips of verder praten? Neem dan contact op met Lotte Hoveling.
