Werken met Microsoft Teams
In teams samenwerken, het klinkt zo gewoon, maar blijkt in de praktijk vaak lastig. De ene collega doet graag alles via e-mail, de andere collega is de afgelopen maanden verliefd geworden op Microsoft Teams en nog iemand anders bombardeert de WhatsApp groep met alle projectinformatie.
Samenwerken betekent dat je samen iets wilt bereiken. Dat kan een concreet doel zijn, een project of met de collega’s van je afdeling. Microsoft Teams kan je daarbij helpen! Optimaal online samenwerken betekent voor ons dat je als het ware jullie gezamenlijke teamruimte ‘in stapt’ en alles deelt wat nodig is om succesvol samen te werken. Zo’n teamruimte kun je creëren in Microsoft Teams. Je kunt daarin alles delen wat je nodig hebt om samen resultaten te behalen: door bijvoorbeeld transparant samen te werken in documenten of op een agile wijze samen te werken in een project.
Binnen Microsoft Teams zijn legio mogelijkheden om jouw unieke samenwerkomgeving te creëren. Maar hoe weet je wat handige manieren zijn? En hoe zorg je ervoor dat je een eenheid krijgt in de manier waarop jullie samenwerken, communiceren en kennis delen?
hoe kunnen we je verder helpen met ms teams?
ik en mijn team
Samen met mijn collega’s werk ik in Microsoft Teams. Ik zie alleen door de bomen het bos niet meer. Ik kan helemaal niks terugvinden: Iedereen maakt allerlei Teams en kanalen aan en ik word overal in ‘gementiond’, dit zorgt voor inefficiënt werken. En andere collega’s blijven stug vasthouden aan e-mail. Hoe houd ik overzicht en grip hou op mijn werk? Hoe zorg ik ervoor dat ik niet overladen word met informatie, maar zicht heb op wat relevant is voor mij? En hoe werk ik echt slim samen met mijn collega’s in Microsoft Teams?
ik, wij en de organisatie
Onze organisatie is overgestapt op Microsoft Teams, we kunnen met elkaar online chatten en op afstand vergaderen. Samenwerken gaat natuurlijk veel verder dan dat. Hoe maken we nu optimaal en veilig gebruik van de mogelijkheden om ons werk beter en slimmer te organiseren? Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat we allemaal met de juiste middelen samenwerken? En hoe zorgen we dat deze digitale manier van samenwerken echt bijdraagt aan de doelen en de visie van de organisatie?
werken met microsoft teams tips
- Maak samen concrete werkafspraken, zodat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en samenwerkt.
- Gebruik @mention, onderwerpen en versiegeschiedenis. Handig voor overzicht en terugvindbaarheid.
- Wist je dat je snelle acties hebt in Microsoft Teams? Typ / in de zoekbalk bovenaan het scherm en je ziet de mogelijkheden.
- Spreek af met elkaar welk doel past bij welke tool. Dit bevordert het samenwerken enorm.
- ‘Stop doing, start doing’! Wanneer je begint met een nieuwe tool, bedenk dan ook met welke tool je gaat stoppen.
- Sleep de Teams in een volgorde die voor jou handig is. Zet bijvoorbeeld de Teams die je veel gebruikt bovenaan en verplaats de Teams waar je minder vaak in werkt naar onder.
- Verberg Teams waar je aan toegevoegd bent maar niet actief in deelneemt. Deze Teams zie je dan niet meer dagelijks in je startscherm van Teams, maar kan je altijd nog benaderen. Als je in een van deze teams vermeld wordt (@) verschijnt dit in je activiteiten-feed.
- Een Team kan je ‘in- en uitklappen’, hiermee maak je de kanalen zichtbaar of verberg je ze juist. Leer jezelf aan om na het werken in een Team deze weer dicht te klappen. Het zijn net ladekastjes, als alle lades openstaan, ziet de kast er altijd rommelig uit! 🙂
- Wanneer je reageert op een post van een collega, zorg er dan voor dat je ook daadwerkelijk reageert. Je start al snel een nieuwe post door onderaan in het venster waar je altijd wat tikt te beginnen met reageren. Dit zal de conversaties niet bundelen en onoverzichtelijk maken. Reageer door te klikken op de knop ‘beantwoorden’.
- In de mail gebruiken we vaak het welbekende rode vlaggetje om voor onszelf aan te geven dat we met deze mail later nog iets moeten doen. Dit vlaggetje heb je alleen niet (of misschien nog niet) tot je beschikking in Teams. Wel kan je in Teams een bericht ‘Opslaan’ door met je cursor in het bericht te staan en op de … rechtsboven te klikken in het bericht.
Een integrale aanpak
Bij work21 begeleiden we organisaties bij het realiseren van duurzame verandering. Geen losse projecten of technische implementaties, maar samen bouwen aan werk dat werkt — voor nu én de toekomst.
samenwerken in microsoft teams
Langzaamaan mogen we weer terug naar kantoor. Gelukkig! Jij wilt samen met je team snel en gemakkelijk samenwerken, zowel op kantoor als thuis. Wellicht gebruik je nog niet alle relevante mogelijkheden binnen Microsoft Teams en ben je benieuwd wat er allemaal nog meer kan. Of gebruikt jouw team Microsoft Teams volledig, maar word je helemaal dol van de mogelijkheden en mis je overzicht.
Hoe zorg je er nu voor dat het samenwerken met Microsoft Teams gestroomlijnd gaat, zodat je nog steeds alles makkelijk terug kunt vinden en zodat het team voorbereid is op de nieuwe realiteit om optimaal digitaal en op kantoor samen te werken? Onderstaande werkscenario’s helpen je op weg, klik op het werkscenario voor meer uitleg:
communiceren in het team
Binnen veel organisaties wordt ontzettend veel gemaild. We horen ook dat door de coronacrisis het aantal e-mailberichten drastisch is toegenomen. E-mail is handig om bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging te sturen, of een verslag of voorstel te delen met een klant, maar om te communiceren met je collega’s en partners is het absoluut niet handig. Vaak wordt daarom ook uitgeweken naar WhatsApp, terwijl dit eigenlijk helemaal niet veilig is.
Door af te spreken dat je met elkaar communiceert via Microsoft Teams neemt niet alleen het mailverkeer af, maar wordt communicatie meer to-the-point, kun je transparanter communiceren en zijn alle betrokkenen direct op de hoogte. Communiceren in Microsoft Teams kun je doen door 1-op-1 te chatten, of door gesprekken te voeren met anderen in een team, gekoppeld aan bijvoorbeeld een activiteit, project of afdeling.
Niet alle communicatie zal verlopen via Microsoft Teams, voor discrete communicatie of bedrijfsbrede communicatie zijn wellicht andere applicaties slimmer. Om hier overzicht in te creëren maak je gebruik van de samenwerkmatrix. Lees hier meer over de samenwerkmatrix.
3 belangrijkste tips voor communiceren binnen je team
- Spreek met elkaar af welk middel je gebruikt voor welk doel (de samenwerkmatrix).
- Respecteer elkaars status, en gebruik je status om aan collega’s te laten weten of je beschikbaar bent of niet. Voordat je een spoedbericht stuurt aan iemand, is het handig om te weten of die persoon nú tijd heeft. Via Microsoft Teams zie je snel of iemand beschikbaar is of niet. De status in Microsoft Teams wordt overgenomen uit je Outlook agenda. Zo hoef je zelf niet handmatig je status aan te passen en weten je collega’s toch snel of je beschikbaar bent of bezet.
- Help elkaar door elkaar aan te spreken op de gemaakte afspraken. De aanhouder wint!
vergaderen met het team
Doordat we opeens massaal moesten thuiswerken lijkt het wel alsof we de hele dag aan het vergaderen zijn. Effectief? Absoluut niet. Slim? Ook niet echt. Want online vergaderen is best vermoeiend. Het lijkt erop dat we niet minder, maar vooral meer zijn gaan vergaderen. Misschien is het nu nog belangrijker om gezien te worden en durven mensen niet gemakkelijk nee te zeggen wanneer ze worden uitgenodigd voor een online vergadering.
Het grote voordeel van online vergaderen is dat vergaderingen veel effectiever en efficiënter georganiseerd kunnen worden. Goed om je agenda er eens bij te pakken en te kijken welke vergaderingen nu echt belangrijk zijn voor jou en wat het doel of gewenste resultaat is van de vergaderingen waarvoor je bent uitgenodigd. Als je kritisch bent, kun je veel tijd besparen. Tijd die je kunt gebruiken voor dingen die er echt toe doen, zoals inhoudelijke gesprekken met collega’s, geconcentreerd werk of een keer echt die vinkjes te zetten op je to-do lijst.
3 belangrijkste tips voor vergaderen met jouw team:
- Deel alle informatie, agenda, notulen en vergaderdocumentatie transparant op een centrale plek, zodat iedereen in het originele document samenwerkt.
- Start op tijd met de vergadering, kom dus ook op tijd. Maar zeker zo belangrijk: stop op tijd. Denk na hoeveel tijd je daadwerkelijk nodig hebt: vaak is 45 minuten ook genoeg.
- Zet je camera aan zodat je elkaar kunt zien. Gezichtsuitdrukkingen zijn erg belangrijk. Om afleiding te voorkomen zet je je microfoon alleen aan wanneer je iets wilt bijdragen aan de vergadering. Dit zorgt ervoor dat anderen geen achtergrondgeluiden horen.
samenwerken in het team
Naast de mogelijkheid om online te vergaderen, biedt Teams ook een samenwerkomgeving voor jouw team, afdeling, project of andere samenwerkvorm. Het betekent als het ware dat je je gezamenlijke online teamruimte ‘in stapt’. Maar hoe communiceer je daar dan slim met jouw team of in jouw project, hoe werk je slim samen met bestanden en op welke manier kunnen je sociaal in contact blijven nu jullie teamruimte zich online bevindt?
Zo’n teamruimte creëer je in Microsoft Teams. Je deelt daarin alles wat je nodig hebt om samen resultaten te behalen, op een transparante en open manier. Binnen Microsoft Teams is veel mogelijk om jouw teamruimte tot de perfecte teamruimte om te bouwen. Door slim gebruik te maken van de technologie wordt jouw team resultaatgerichter, zelflerend, en wordt de samenwerking tussen de teamleden nog gemakkelijker.
Naast technologische ondersteuning vanuit Microsoft Teams is er meer nodig om een team succesvol te maken, vinden wij. Zo is er psychologische veiligheid. Er is ruimte om fouten te maken en ook het elkaar aanspreken is gewenst. Daarnaast wordt er zoveel mogelijk transparant gewerkt. Concepten, gesprekken en historische versies zijn openbaar voor alle teamleden. Als laatste worden er gezamenlijke afspraken gemaakt door en voor alle teamleden.
3 belangrijkste tips voor samenwerken met je team:
- Gebruik het gesprekken gedeelte binnen een Team om te communiceren, stop met mailen!
- Vermeld (@mention) je collega’s zodat zij op de hoogte zijn van jouw bericht.
- Deel linkjes naar bestanden in plaats van bijlagen. Zo heb je nooit meer meerdere versies van een document én kun je tegelijk in hetzelfde document werken.
benoem de activiteit, niet de knop
Hierboven staan praktische voorbeelden van scenario’s die op dit moment voor kunnen komen binnen jouw organisatie. Het is natuurlijk mogelijk dat er nog andere scenario’s voorkomen binnen jouw organisatie, denk aan:
- samenwerken aan bestanden
- opslaan van archiefdocumentatie
- samenwerken binnen je project
- samenwerken met externen
Wij noemen dit werkscenario’s. Meer weten over werkscenario’s? Lees hier verder.
uitgelichte onderwerpen
Lees de laatste update, trips en trucs van onze experts.
microsoft teams voor je organisatie
Met de hele organisatie ben je overgestapt op Microsoft Teams, de hub voor teamsamenwerking in Microsoft 365, maar jullie hebben de tijd nog niet genomen om je echt te verdiepen in alle mogelijkheden. Moeten we als organisatie nu alles in Microsoft Teams inrichten? Wat gaan we allemaal gebruiken en wat doen we met al onze digitale samenwerk middelen? Hoe zorg je voor een organisatie brede verbetering van het gebruik van MS Teams zodat:
- bestaande teams goed kunnen bijven samenwerken
- afdeling of team overstijgend samengewerkt kan worden
- het voor de hele organisatie mogelijk is om met elkaar samen te werken
Stap 1: waarom Microsoft Teams? Vanuit de organisatie moet duidelijkheid worden gegeven waarom dit voor een verbetering zorgt. Dit is onderdeel van de visie op het (digitale) samenwerken van de organisatie en zal omschrijven welke meerwaarde Microsoft Teams hierop heeft.
De waarom is de start van jullie samenwerkplan. In dit concrete plan (we gaan geen boeken schrijven) beschrijf je vooral ook de ontwikkelingen van huisvesting, technologie, organisatie en gedrag die de organisatie met deze verandering voor ogen heeft. Hierdoor communiceer je niet de introductie van een nieuwe tool maar door dit integraal te organiseren draag je bij aan een duurzame verandering van de organisatie.
Het plan geeft kaders aan waarmee de organisatie richting geeft aan de talloze detailkeuzes die haar medewerkers in de praktijk moeten maken.
Als dat duidelijk is moet Microsoft Teams een plaats krijgen binnen al die andere applicaties. Wij noemen dit een samenwerkmatrix en geeft antwoord op de vraag, welke activiteiten doe je in welke applicaties?
Nu het voor de organisatie duidelijk is waarom Microsoft Teams jullie verder gaat helpen en voor welke onderdelen we dit gebruiken, kunnen we de volgende stap zetten. Deze volgende stap geeft antwoord op de vraag:
hoe passen de medewerkers Microsoft Teams toe in het werk?
Stap 2: een werkscenario is een praktische vertaalslag van de gewenste verandering naar dagelijkse activiteiten en werkzaamheden van medewerkers. Door deze praktische vertaalslag is het voor jou en je collega’s mogelijk om de nieuwe werkwijze direct toe te passen in het werk, wat uiteindelijk voor een betere leerervaring zorgt.
Een werkscenario is concreet en betreft een afgebakende, terugkerende activiteit van een bepaalde medewerker of leidinggevende binnen zijn of haar rol of functie. Een voorbeeld is ‘effectief vergaderen’.
Vaak zitten er in de terugkerende werkzaamheden belemmeringen (“vergaderingen lopen altijd uit en mijn collega’s zijn vaak slecht voorbereid”) en kansen om deze belemmeringen weg te nemen (een vergadertemplate in combinatie met concrete werkafspraken), om te zorgen dat frustraties buiten de deur blijven.
Komen we bij de laatste vraag, hoe zorgen we dat we mensen aanhaken, de verandering adopteren en de organisatie hierdoor de samenwerking krijgt die het voor ogen heeft?
Stap 3: een adoptie traject per team zorgt voor aandacht voor de werkzaamheden van het team. Teams hebben verschillende processen en wensen, waar je op wilt anticiperen. Laat de teams hun processen niet aanpassen aan Microsoft Teams, maar laat Microsoft Teams zich aanpassen aan hun werkzaamheden.
De verschillende teams binnen de organisatie meekrijgen doe je aan de hand van de werkscenario’s. De volgende 3 punten zijn hierbij van belang om aandacht voor te hebben:
1. Opleiding op basis van de behoefte van de verschillende organisatieonderdelen. Dit kunnen verschillende vormen zijn en zowel fysiek als digitaal worden gegeven. Hoe je dit organiseert? Lees meer over de urgent-o-meter.
2. Maak werkafspraken met elkaar.
3. Jezelf en elkaar aan deze werkafspraken houden. Bij work21 hebben wij een #europot, wanneer er overtreding plaats vindt gaat er een euro in de pot voor een gezamenlijk uitje.
Als laatste: samenwerken is continue in beweging. Wat nu als ideale samenwerking wordt gezien kan volgende maand weer anders zijn. Voor Microsoft Teams geldt dit ook, er wordt continue aan Microsoft Teams gewerkt, er verandert iets of er komen nieuwe mogelijkheden bij. Het is dan niet een project wat volgende maand af is maar een continu proces van samenwerken.
Kortom,
- beschrijf een visie voor digitaal samenwerken voor de organisatie.
- bedenk aan de hand van de samenwerkmatrix waar je Microsoft Teams positioneert.
- zorg dat er binnen alle afdelingen continue aandacht is voor het verbeteren van slim samenwerken, door aandacht te hebben voor de dagelijkse activiteiten en werkzaamheden.
- overleg welke manier van opleiden/ontwikkelen het beste past bij de verschillende teams. Voor de adoptie van Microsoft Teams en voor de eigen teamontwikkeling. Lees verder.
