Samenwerken in Microsoft Teams
Langzaamaan mogen we weer terug naar kantoor. Gelukkig! Jij wilt samen met je team snel en gemakkelijk samenwerken, zowel op kantoor als thuis. Wellicht gebruik je nog niet alle relevante mogelijkheden binnen Microsoft Teams en ben je benieuwd wat er allemaal nog meer kan. Of gebruikt jouw team Microsoft Teams volledig, maar word je helemaal dol van de mogelijkheden en mis je overzicht.
Hoe zorg je er nu voor dat het samenwerken met Microsoft Teams gestroomlijnd gaat, zodat je nog steeds alles makkelijk terug kunt vinden en zodat het team voorbereid is op de nieuwe realiteit om optimaal digitaal en op kantoor samen te werken? Onderstaande werkscenario's helpen je op weg, klik op het werkscenario voor meer uitleg:
communiceren in het team
Binnen veel organisaties wordt ontzettend veel gemaild. We horen ook dat door de coronacrisis het aantal e-mailberichten drastisch is toegenomen. E-mail is handig om bijvoorbeeld een opdrachtbevestiging te sturen, of een verslag of voorstel te delen met een klant, maar om te communiceren met je collega's en partners is het absoluut niet handig. Vaak wordt daarom ook uitgeweken naar WhatsApp, terwijl dit eigenlijk helemaal niet veilig is.
Door af te spreken dat je met elkaar communiceert via Microsoft Teams neemt niet alleen het mailverkeer af, maar wordt communicatie meer to-the-point, kun je transparanter communiceren en zijn alle betrokkenen direct op de hoogte. Communiceren in Microsoft Teams kun je doen door 1-op-1 te chatten, of door gesprekken te voeren met anderen in een team, gekoppeld aan bijvoorbeeld een activiteit, project of afdeling.
Niet alle communicatie zal verlopen via Microsoft Teams, voor discrete communicatie of bedrijfsbrede communicatie zijn wellicht andere applicaties slimmer. Om hier overzicht in te creëren maak je gebruik van de samenwerkmatrix. Lees hier meer over de samenwerkmatrix.
3 belangrijkste tips voor communiceren binnen je team
- Spreek met elkaar af welk middel je gebruikt voor welk doel (de samenwerkmatrix).
- Respecteer elkaars status, en gebruik je status om aan collega's te laten weten of je beschikbaar bent of niet. Voordat je een spoedbericht stuurt aan iemand, is het handig om te weten of die persoon nú tijd heeft. Via Microsoft Teams zie je snel of iemand beschikbaar is of niet. De status in Microsoft Teams wordt overgenomen uit je Outlook agenda. Zo hoef je zelf niet handmatig je status aan te passen en weten je collega's toch snel of je beschikbaar bent of bezet.

- Help elkaar door elkaar aan te spreken op de gemaakte afspraken. De aanhouder wint!
vergaderen met het team
Doordat we opeens massaal moesten thuiswerken lijkt het wel alsof we de hele dag aan het vergaderen zijn. Effectief? Absoluut niet. Slim? Ook niet echt. Want online vergaderen is best vermoeiend. Het lijkt erop dat we niet minder, maar vooral meer zijn gaan vergaderen. Misschien is het nu nog belangrijker om gezien te worden en durven mensen niet gemakkelijk nee te zeggen wanneer ze worden uitgenodigd voor een online vergadering.
Het grote voordeel van online vergaderen is dat vergaderingen veel effectiever en efficiënter georganiseerd kunnen worden. Goed om je agenda er eens bij te pakken en te kijken welke vergaderingen nu echt belangrijk zijn voor jou en wat het doel of gewenste resultaat is van de vergaderingen waarvoor je bent uitgenodigd. Als je kritisch bent, kun je veel tijd besparen. Tijd die je kunt gebruiken voor dingen die er echt toe doen, zoals inhoudelijke gesprekken met collega's, geconcentreerd werk of een keer echt die vinkjes te zetten op je to-do lijst.
3 belangrijkste tips voor vergaderen met jouw team:
- Deel alle informatie, agenda, notulen en vergaderdocumentatie transparant op een centrale plek, zodat iedereen in het originele document samenwerkt.
- Start op tijd met de vergadering, kom dus ook op tijd. Maar zeker zo belangrijk: stop op tijd. Denk na hoeveel tijd je daadwerkelijk nodig hebt: vaak is 45 minuten ook genoeg.
- Zet je camera aan zodat je elkaar kunt zien. Gezichtsuitdrukkingen zijn erg belangrijk. Om afleiding te voorkomen zet je je microfoon alleen aan wanneer je iets wilt bijdragen aan de vergadering. Dit zorgt ervoor dat anderen geen achtergrondgeluiden horen.

samenwerken in het team
Naast de mogelijkheid om online te vergaderen, biedt Teams ook een samenwerkomgeving voor jouw team, afdeling, project of andere samenwerkvorm. Het betekent als het ware dat je je gezamenlijke online teamruimte 'in stapt'. Maar hoe communiceer je daar dan slim met jouw team of in jouw project, hoe werk je slim samen met bestanden en op welke manier kunnen je sociaal in contact blijven nu jullie teamruimte zich online bevindt?
Zo'n teamruimte creëer je in Microsoft Teams. Je deelt daarin alles wat je nodig hebt om samen resultaten te behalen, op een transparante en open manier. Binnen Microsoft Teams is veel mogelijk om jouw teamruimte tot de perfecte teamruimte om te bouwen. Door slim gebruik te maken van de technologie wordt jouw team resultaatgerichter, zelflerend, en wordt de samenwerking tussen de teamleden nog gemakkelijker.
Naast technologische ondersteuning vanuit Microsoft Teams is er meer nodig om een team succesvol te maken, vinden wij. Zo is er psychologische veiligheid. Er is ruimte om fouten te maken en ook het elkaar aanspreken is gewenst. Daarnaast wordt er zoveel mogelijk transparant gewerkt. Concepten, gesprekken en historische versies zijn openbaar voor alle teamleden. Als laatste worden er gezamenlijke afspraken gemaakt door en voor alle teamleden.
3 belangrijkste tips voor samenwerken met je team:
- Gebruik het gesprekken gedeelte binnen een Team om te communiceren, stop met mailen!
- Vermeld (@mention) je collega’s zodat zij op de hoogte zijn van jouw bericht.
- Deel linkjes naar bestanden in plaats van bijlagen. Zo heb je nooit meer meerdere versies van een document én kun je tegelijk in hetzelfde document werken.

benoem de activiteit, niet de knop
Hierboven staan praktische voorbeelden van scenario’s die op dit moment voor kunnen komen binnen jouw organisatie. Het is natuurlijk mogelijk dat er nog andere scenario's voorkomen binnen jouw organisatie, denk aan:
- samenwerken aan bestanden
- opslaan van archiefdocumentatie
- samenwerken binnen je project
- samenwerken met externen
Wij noemen dit werkscenario's. Meer weten over werkscenario's? Lees hier verder.