uitdaging
De TU Delft is een grote universiteit, met een open academische cultuur waarin collega’s vrij worden gelaten om zelf in te vullen hoe zij hun werk organiseren en met welke middelen.
Een gefaseerde uitrol van Microsoft Teams stond al langer op de planning, maar door de komst van corona werd de vraag naar een platform geschikt voor online samenwerken (in maart 2020) ineens zeer urgent. De behoefte om op afstand samen te werken was als vanzelfsprekend groot. Teams biedt hiertoe veel mogelijkheden, maar alle collega’s hierin op afstand meenemen en ondersteunen is natuurlijk een uitdaging.
In zeer korte tijd was het voor een projectteam op afstand de schone taak om collega’s mee te nemen in deze nieuwe werkwijze en hen zo snel en zo goed mogelijk te ondersteunen en motiveren.
work21 is door de TU Delft gevraagd om deze implementatie en de adoptie van Teams te begeleiden.
oplossing
Vanwege de hoge urgentie is voor een organisatie-brede aanpak gekozen, waarbij verschillende initiatieven parallel zijn gestart. Snel starten, gaandeweg leren, veranderen, helder communicatie en informatie centraal beschikbaar stellen.
Een groep ambassadeurs heeft de rest van de organisatie aangejaagd in het gebruik van deze nieuwe tool. In een open Teams-community werden trainingen, vragenuurtjes en inspiratiesessies georganiseerd. Ook werden hier materialen, tips & tricks en alles over nieuwe mogelijkheden en functionaliteiten gedeeld om Teams pragmatisch in te zetten in het dagelijks werk. De community gaf de collega’s de mogelijkheid om laagdrempelig vragen te stellen en deze zelfs zelf te beantwoorden. Samen met en van collega’s leren.
Om alles beheersbaar te houden is bovendien een governance- en weerstandsplan opgesteld, waarin vanuit een mens- en organisatieperspectief gekeken is naar de technologie.
neem contact op met Robin
