e-mail: veelkoppig monster en ingesleten gewoonte. Hoe maken we die een kopje kleiner?  

Gebruik jij jouw e-mailprogramma ook voor het maken van aantekeningen en notities, het vastleggen en bijhouden van taken, als opslagsysteem voor je bestanden en voor het onthouden van belangrijke afspraken? E-mail is een echte alleskunner en heeft een centrale plek in ons werk. Dit veelkoppige monster heeft ons in de greep en maakt het lastig losweken van de ingesleten gewoonte om al je taken met e-mail uit te voeren.  

Met de opkomst van tools zoals MS Teams, Planner, ToDo en OneNote zijn er nieuwe mogelijkheden gekomen om slimmer samen te werken, te communiceren en kennis te delen. We leren hoe de tools werken maar uiteindelijk komt toch dat veelkoppige monster al snel weer om de hoek kijken. Alleen weten hoe iets werkt of begrijpen dat het anders kan, of de techniek kunnen gebruiken is niet voldoende. Het gaat erom dat je ook daadwerkelijk iets anders gaat doen. Hoe komen we nu echt tot gedragsverandering en nieuwe gewoontes? En hoe kunnen we vervolgens de inzichten over duurzame persoonlijke gedragsverandering vertalen naar adoptie van technologie?  

Bij de introductie van nieuwe tool denk je misschien niet direct aan persoonlijke gedragsverandering of gewoontevorming. Maar de kern van zo’n verandering in de digitale werkplek gaat over het aanleren van nieuw gedrag en het loslaten van oude gewoontes (het veelkoppige monster ;-)). Stel Microsoft Teams is uitgerold binnen jullie organisatie met het idee dat Microsoft Teams de centrale plek zou worden om intern samen te werken en te communiceren. In realiteit blijf je nog steeds mail ontvangen van je collega’s met daarin de vraag of je feedback wil geven op het bijgevoegde bestand. Op deze manier zwerven er meerdere versies rond van het bestand en blijft je mailbox overstromen. Dat was nou net niet meer de bedoeling! 

aanleren van nieuw gedrag en gewoontevorming   

Gedrag lijkt een vanzelfsprekend begrip. Maar wat is gedrag precies? Het bestaat uit alle bewuste of onbewuste handelingen die kunnen worden waargenomen. Je kunt gedrag dus horen en zien. Gedragingen worden beïnvloed door allerlei factoren waaronder weerstand, motivatie en de fysieke omgeving.  

Op het moment dat je gedrag automatisch uitvoert en je er niet meer over na hoeft te denken, dan is het gedrag een gewoonte geworden. Bij het woord ‘gewoonte’ denk ikzelf direct aan een ingesleten gewoonte. A bereiken (feedback krijgen op je document) door B te doen (een mail met bijlage sturen). Die verbinding is nou eenmaal diep ingesleten, omdat je het keer op keer op die manier aanpakt. We kiezen als mensen de weg van de minste weerstand. Nieuw gedrag aanleren kost energie. De verbindingen in onze hersenen moeten nieuwe connecties maken. Het bewandelen van die nieuwe paden kost meer energie dan het bewandelen van de ingesleten paden. Daarom hebben we wat hulp nodig bij het inslijten van die nieuwe paden. Hoe langer je het nieuwe gedrag volhoudt, hoe efficiënter en hoe minder bewust het nieuwe gedrag zal worden. Gewoontevorming verduurzaamt op die manier een gedragsverandering. 

van goede voornemens naar nieuwe gewoontes 

Uit de data van de populaire app Strava blijkt dat 17 januari bekend staat als ‘quitters day’: de dag dat de meeste goede voornemens sneuvelen. Uitgewerkte plannen en voornemens om nieuwe gewoontes aan te leren zijn niet genoeg. Wat doen die mensen die na 17 januari hun goede voornemens volhouden?  

Het begint bij het goed begrijpen waarom je het gedrag wil veranderen. Wat is je motivatie? Stel je voornemen is om elke dag voor 23:00 uur te gaan slapen. Waarom wil je dat? Omdat je dan energieker bent. Waarom wil je energieker zijn? Zodat het minder moeite kost om met uitdagingen om te gaan en omdat ik dan creatiever ben. Wanneer ik het op die manier benader dan begrijp ik waarom het nodig is om voor dat tijdstip in bed te liggen. Dat maakt het makkelijker om ervoor te kiezen eerder naar bed te gaan.  

We kunnen ook de fysieke omgeving, zowel online als offline, gebruiken in het vormen van nieuwe gewoontes. Richt je omgeving in zodat het makkelijker is om je aan je voornemens te houden. Verstop die snoep voorraad dus achter de gezonde snacks wanneer je jezelf hebt voorgenomen om minder ongezond te snacken. Op die manier maak je het maken van de keuze voor een gezonde snack makkelijker.  

vertaald naar de adoptie van Microsoft 365 

Wat leren we van de werking van gedragsverandering en gewoontevorming als het gaat om de adoptie van M365?  

1. Leg de link tussen de technologie en organisatiedoelen: daarmee geef je antwoord op de vraag ‘waarom gaan we dit doen?’. Stel organisatie X heeft als organisatiedoel de klantbeleving te verbeteren. Hoe draagt M365 daar dan aan bij? Dit kan bijvoorbeeld door op een efficiëntere manier te gaan samenwerken, communiceren of kennisdelen. De juiste documenten zijn sneller te vinden, persoonlijke productiviteit gaat omhoog en de manier van werken wordt gestandaardiseerd. Daardoor kun je sneller reageren op je klantvragen en is er meer ruimte voor persoonlijk contact waardoor de klantbeleving zal verbeteren. Door deze link bloot te leggen kun je goed motiveren en uitleggen waarom de introductie van M365 nodig is en hoe het de werkzaamheden van collega’s makkelijker maakt.  
2. Denk na over hoe je de omgeving in kunt zetten als ondersteunend systeem om het de medewerkers makkelijker te maken om het nieuwe gedrag aan te leren. De inrichting van de omgeving bepaalt welke keuzes gemaakt worden. Als je de keuzearchitectuur zo inricht dat de standaardinstelling de ‘juiste’ keuze is, dan hebben we het over een nudge. Wanneer je voor interne communicatie over wil op MS Teams, en de ingesleten gewoonte om e-mail hiervoor te gebruiken wil verminderen kun je bijvoorbeeld een automatisch antwoord in Outlook inrichten voor interne communicatie die je ontvangt. Hierin kun je aangeven dat je collega’s jou beter kunnen bereiken via MS Teams.  
3. Deel succesverhalen over het gebruik van M365 binnen de organisatie. Succesverhalen laten zien wat collega’s aan de nieuwe technologie kunnen hebben en hoe het de werkzaamheden makkelijker maakt. Daarnaast zal de positieve bekrachtiging van het nieuwe gedrag de kans groter maken dat dit gedrag zal worden herhaald. Sta dus stil bij deze successen en beloon het met aandacht.  
4. Nieuwe gewoontes ontwikkelen heeft tijd nodig. De realisatie dat het in het geval van adoptie dus gaat om gedragsveranderingen helpt ons begrijpen waarom dit soort veranderingen in organisaties niet zo snel gaan als dat we zouden willen. Bij de adoptie van nieuwe technologie hebben we een lange adem nodig.  

Heb je ook last van het veelkoppige monster of andere ingesleten gewoontes binnen de digitale werkplek? Verder praten of wil je je gedachtes hierover delen? Je kunt hier alvast meer lezen over onze aanpak van adoptie of neem contact op met Rianne Hamer.