Donderdagmiddag, 16:00 uur. Je had je nog voorgenomen om je to-do-lijstje vandaag wél beter weg te werken, je wat minder af te laten leiden door allerlei vragen en in dat enorme projectplan de laatste feedback te verwerken. Enigszins mislukt. Daar staat tegenover dat je een langer lijstje hebt met openstaande acties en een voller hoofd. Je kan wel een adempauze gebruiken.
En dit kan zowaar binnen Teams. Zowel de adempauze als beter grip krijgen op alle acties die je open hebt staan. Office365 heeft allerlei data van jouw werkzaamheden die je voor jezelf kan inzetten. Dit kan misschien wat spannend klinken, want wat doen ze met deze informatie en ziet mijn baas ook dat ik dat ene uurtje niet zo productief was? Laten we daar eens naar kijken.
Office365 verzamelt data van je dagelijkse werkzaamheden die plaatsvinden binnen Outlook, Teams en Skype voor Bedrijven. De data die hier verzameld wordt, kan alleen jij inzien. Je leidinggevende of collega’s kunnen niet bij deze informatie. Daarnaast zet Microsoft je data ook niet in voor advertenties of doorverkoop aan derde partijen. Wat Microsoft wél doet is deze data beschikbaar stellen aan jou. Zo kan jij je eigen data inzetten om meer zicht en uiteindelijk ook meer grip te krijgen over hoe jij je dag indeelt. Daarnaast zijn er opties om meer pauze en reflectietijd in te bouwen in je dag. Ideaal als je het mij vraagt!
By using data generated from everyday work in Microsoft 365, MyAnalytics helps people understand how they spend their limited time and who they spend it with, and then presents intelligent tips on how to work smarter.
https://docs.microsoft.com/en-us/workplace-analytics/myanalytics/overview/privacy-guide
Inzicht in je eigen data
Je kan je eigen data inzien via myanalytics.microsoft.com en via Viva Insights in Teams. Om goed zicht te krijgen in je eigen data, is het belangrijk dat je je werkdagen en -tijden invult. Op deze manier kan Microsoft beter zien of je werkt binnen je eigen werktijden, of dat je ook buiten je werktijden veel actief bent. Je kan je werkdagen en tijden instellen via Microsoft Teams of via myanalytics.com.
Instellen in Teams
- Klik op de 3 puntjes in het menuoverzicht aan de linkerkant
- Zoek naar Insights
- Klik met de rechtermuisknop op Insights om deze applicatie vast te zetten in Teams
- Open Insights en klik op de drie puntjes rechts bovenin
- Kies voor Instellingen
- Stel je werkdagen in onder het kopje Werkweek
Instellen via MyAnalytics.com
- Ga naar myanalytics.com en log in met je gegevens
- Kies links onderin voor Configuratie-instellingen
- Stel je werkdagen in in het onderdeel Werkweek
Starten met focustijd
Nu je de basis hebt staan, kun je aan de slag met je eigen data. Want data is leuk, maar alleen jij kan de juiste betekenis geven aan de informatie die binnenkomt. Je kan bijvoorbeeld op MyAnalytics.com onder het kopje Samenwerken terugzien of je tijdens een MS Teams-overleg aan het multitasken bent. Hier kan je zelf hele goede redenen voor hebben die Microsoft niet kan interpreteren. Weet dus dat je de data die zichtbaar is altijd zelf moet zien in je eigen context.
Iets waar je meteen mee kan beginnen, is het inplannen van focustijd: tijd waarin jij geconcentreerd die feedback kan verwerken in dat enorme projectplan. Microsoft analyseert je agenda, kijkt naar de gaatjes die er zijn en plant hier focustijd in. Je status springt automatisch naar Niet Storen waardoor je zonder afleiding door kan werken. Daarnaast kan je aangeven hoelang je gemiddelde focustijd mag duren en of je een voorkeur hebt voor de ochtend of de middag.
Focustijd instellen via Teams
- Open Insights dat inmiddels vaststaat in het linkermenu
- Kies voor Tijd beveiligen
- Klik op Tijd reserveren om een voorgestelde tijd vast te zetten in je agenda
Wil je dat er standaard tijd gereserveerd wordt in je agenda? Maak dan gebruik van de opties van focustijd in MyAnalytics.
Focustijd instellen via MyAnalytics.com
- Ga naar myanalytics.com en log in met je gegevens
- Kies in het linkermenu voor Focus
- Volg het stappenplan om je focustijd in te stellen
Je kan je focustijd ook instellen via Configuratie-instellingen.
Maak de komende vier weken gebruik van deze functie en kijk wat dit je oplevert aan tijd om geconcentreerd je werk te doen. Evalueer na vier weken je ervaring:
- Heb je meer ruimte gehad om geconcentreerd aan het werk te gaan?
- Waardoor ging dit wel of niet?
- Welke aanpassingen gaan je nog meer helpen om gefocust aan het werk te zijn/te blijven?
Adempauze en je dag afronden
Onder Insights kan je ook terecht om af en toe een adempauze te nemen. Zo krijg je vaak net weer wat meer ruimte in je hoofd en maak je de grote stress-angel wat minder scherp. Er staat altijd een kort videootje voor je klaar om 1 minuut te focussen op je in- en uitademing. Je kan daarnaast je stemming met een emoticon achterlaten waarmee je inzicht krijgt in je algemene stemming. En wees gerust, alleen jij kan deze gegevens inzien. Zet dit stukje van Insights in om bijvoorbeeld meer zicht of grip te krijgen op je eigen werkdruk of -stress.
Ook kan je tijd reserveren voor je dagelijkse afsluiting van de dag. Je dag doornemen was iets dat we vaak deden op de fiets, in de trein of auto op weg naar huis, maar op dit moment klap je waarschijnlijk je laptop dicht en ben in twee tellen in je woonkamer. Net te kort om je werkdag daadwerkelijk door te nemen en af te ronden.
Je dag afronden in Teams
- Open Insights dat inmiddels vaststaat in het linkermenu
- Kies voor Tijd beveiligen
- Aan de linkerkant zie je de optie om tijd vast te leggen voor Virtueel pendelen. Je kan aangeven welke dagen je deze reminder wilt ontvangen en hoe laat dit mag starten.
- Klik op Wijzigingen opslaan en de melding staat voor je ingesteld.
Wanneer je je dag eerder wilt afronden, kan je via Tijd beveiligen altijd eerder je virtueel pendelen starten. Je kan de instellingen op een ander moment aanpassen via de drie puntjes rechts bovenin. Kies daar vervolgens voor Instellingen en Virtueel pendelen.
Bij het virtueel pendelen doorloop je vier onderdelen die je helpen je dag af te ronden.
- Welke losse taken staan er nog open? Deze losse taken vul je in en kan je later terugvinden in Tasks voor Planner en To Do onder Taken.
- Je afspraken voor morgen.
- Hoe je je voelt op dit moment aan de hand van vijf verschillende emoticons.
- Je eindigt met een minuutje aandachtig ademhalen. Zo kan je met aandacht je werkdag afsluiten.
Ga jij het experiment aan?
Data kan soms een heel abstract begrip zijn, al kan je er met de juiste tools en context waardevolle informatie uithalen. Verken eens de data die jij tot je beschikking hebt, hoe je deze tools zo kan inzetten zodat jij blijer je werk kan doen. Experimenteer deze zomer eens met tools zoals Virtueel pendelen en Focustijd. Kijk wat het je brengt en wat voor aanpassingen voor jou het werk nog leuker maken.
Wil je hier verder over kletsen? Dat kan! Neem dan contact op met Lotte Wendrich.
