Samenwerken in Microsoft Teams wordt steeds populairder. Het samenwerken met collega’s in projecten of afdelingen gaat hierdoor gemakkelijker. Je kan laagdrempelig documenten delen en het voeren van gesprekken is zo gedaan en on-topic.
Omdat er veel gebeurt in je organisatie is er veel behoefte aan verschillende samenwerkgroepjes. Teams worden hierdoor in overvloed aangemaakt en de samenwerking tussen afdelingen en projecten gaat beter en beter…
Een opmerking die we vaak horen van organisaties die Microsoft Teams wat langer gebruiken: “Wat zijn er toch een hoop Teams waar we lid van zijn!” Het kan inderdaad zijn dat je lid bent van veel verschillende Teams, al hoeft dit in de basis niet erg te zijn. Er zijn legio functies om als medewerker structuur te creëren in Microsoft Teams (lees ook de blog van Loes hierover). Maar voor de organisatie wordt het aantal samenwerkomgevingen steeds groter. Op den duur zie je door de bomen het bos niet meer.
In deze blog geef ik je drie tips die kunnen helpen om de datahuishouding binnen jouw organisatie te houden. Zo kun je de snelle samenwerkingen gewoon blijven gebruiken zonder het overzicht te verliezen.
tip 1: eye for an eye!
Bij een nieuw project maak je een Team aan, bij een afgerond project verwijder je een Team.
Om overzicht te houden is het noodzakelijk dat er ook opgeruimd wordt. Ook binnen Teams. En dan bedoelen we niet een team verbergen (dan is het Team er nog wel, maar zie je het niet) maar echt opruimen: wanneer een project of andere samenwerkvorm is afgerond, stopt de samenwerking. Wellicht wil je nog een aantal zaken bewaren voor in de toekomst, of hebben sommige documenten een bewaarplicht. Maar het gros van de ondersteunende documenten mag verdwijnen. Het project is immers afgerond.
Grootste vraag die hierbij komt kijken is dan ook waar je de documenten gaat opslaan die je wilt bewaren. Hier komt de visie van de organisatie om de hoek kijken: is er al nagedacht op welke plek de documenten komen te staan die definitief zijn en gearchiveerd moeten worden?
tip 2: locatie, locatie, locatie!
De locatie van je data bepaalt hoe gemakkelijk je data terug te vinden is..
Zoals we hierboven beschreven, is Microsoft Teams handig voor creëren en samenwerken. Wanneer die fase voorbij is en je een aantal definitieve documenten hebt, moet die verplaatst worden naar een locatie die beter geschikt is voor gestructureerde opslag. Het is dus belangrijk dat je als organisatie onderscheid maakt tussen de locatie waar je creëert en samenwerkt en de locatie waar je statische documenten opslaat die je tot in de eeuwigheid wilt bewaren, maar veel belangrijker: die je tot in de eeuwigheid wilt terugvinden.
Vaak zien we dat bij het creëren van een statische opslaglocatie snel gekozen wordt voor een mappenstructuur. Tijdens het opbouwen van de structuur ligt er veel focus op hetgeen wat we op dit moment moeten opruimen: de afgeronde Teams. Er wordt tijdens het bedenken van de structuur dus vooral gekeken naar het creëren van een plek voor de opslag van de documenten. Er wordt vaak niet (goed) nagedacht over de terugvindbaarheid van de documenten wanneer er bijvoorbeeld over een jaar 1000 projecten zijn opgeslagen en jij op zoek bent naar een plan van aanpak… Maar bij welk project hoorde die ook alweer? Of wanneer andere collega’s dan de persoon zelf deze data terug moeten gaan vinden. Wellicht is een andere structuur hier beter voor geschikt…;)
Bij work21 gebruiken we hier SharePoint voor. SharePoint is een handig documentmanagementsysteem die veel voordelen heeft als het gaat om het opslaan van je documenten, maar misschien nog wel het meest als het gaat om het terugvinden van die documenten!
tip 3: van mappen naar eigenschappen
Mappenstructuren zijn logisch voor de bedenker van de structuur. Al is de bedenker niet degene die als enige zoekt in deze structuur.
Je eigen mappenstructuur is vaak een wirwar van onlogische keuzes voor iemand anders. Om dit uit te leggen gebruik ik vaak het voorbeeld van het inrichten van een kleding kast.
Mijn eigen kledingkast heeft voor mijzelf een hele logische indeling: de broeken hangen bij de broeken, de jassen bij de jassen en de truien bij de truien. Vervolgens hangt binnen ieder kledingsoort alles op kleur en maak ik nog onderscheid tussen zomer en winterkleding. Voor mij een hele logische “mappenstructuur” om mijn kleding te ordenen. Maar als ik een vriend zou vragen: ‘pak even die blauwe zomertrui voor mij uit de kast’, moet hij waarschijnlijk best eventjes zoeken.
Hoe fijn zou het zijn dat je ’s morgens onder de douche vandaan komt, opzoek naar een leuk setje voor de dag en je een willekeurige “zoekopdracht” kon geven aan je kast?! Bijvoorbeeld:
- ‘toon mij alle kleding die geschikt is voor deze druilerige herfstdag’;
- ‘volgende week speelt het Nederlands elftal, toon mij alle oranje kleding’;
- ‘vandaag is mijn papa-dag, toon me alle kleding waar mijn zoon best overheen mag spugen’.
Als je eenmaal een mappenstructuur hebt gekozen, blijft die altijd hetzelfde, ongeacht wat je terug wilt vinden of wanneer een document in twee verschillende mappen ‘past’. Wanneer je in plaats daarvan eigenschappen (labels of metadata) aan je documenten hangt, kan degene die naar een document opzoek is, zelf bepalen hoe hij de documenten wilt filteren, sorteren of groeperen om het document te vinden. Op deze manier vergroot je de kans om je informatie terug te vinden en maakt het niet uit of er nog 1000 projecten bij komen. SharePoint is hier erg geschikt voor. Niet alleen omdat het de mogelijkheid biedt om documenten m.b.v. eigenschappen op te slaan en te structureren, maar ook omdat Teams-documenten al in SharePoint staan en daarom gemakkelijk verplaatst kunnen worden naar een site met alle belangrijke projectdocumenten.
aan de slag met jouw kledingkast?
Wil jij jouw kledingkast nu ook eens goed inrichten. Zodat ongeacht of je naar een bruiloft, werkafspraak of voetbalwedstrijd gaat jij altijd makkelijk en snel de juiste kleding tot je beschikking hebt? En wil je ook tips hoe je een keer naar de kringloop of de vuilstort kan om lekker op te ruimen? Neem dan contact op met Robin Hartlieb.
