Inmiddels werken we al weken massaal thuis. Microsoft Teams is ‘aangezet’, volop in gebruik genomen en de boel lijkt te ontploffen! Niet letterlijk natuurlijk, maar overal zie je dikgedrukte Teams en kanalen. De alarmbelletjes, meldingen en rode balletjes zijn niet bij te houden. Hiernaast zie je een hoop Teams verschijnen waar je eigenlijk helemaal geen weet van hebt…
Om het af te toppen, betrap je jezelf op de uitspraak ‘kan je even een mailtje sturen? Ik kan het in Microsoft Teams niet terugvinden’…
En dat is natuurlijk nou precies niet de rol die Teams in jouw werk zou moeten spelen. Kortom: Help! Hoe krijg ik overzicht (terug) in Microsoft Teams?!
Tip 1: creëer overzicht in Teams en kanalen
- – Sleep de Teams in een volgorde die voor jou handig is. Zet bijvoorbeeld de Teams die je veel gebruikt bovenaan en verplaats de Teams waar je minder vaak in werkt naar onder.
- – Verberg Teams waar je aan toegevoegd bent maar niet actief in deelneemt. Deze Teams zie je dan niet meer dagelijks in je startscherm van Teams, maar kan je altijd nog benaderen. Als je in een van deze teams vermeld wordt (@) verschijnt dit in je activiteiten-feed. Je hoeft dus niet bang te zijn dat er een actie van je verwacht wordt en je iets mist. Hetzelfde kan je ook doen met de kanalen binnen een Team.
- – Een Team kan je ‘in- en uitklappen’, hiermee maak je de kanalen zichtbaar of verberg je ze juist. Leer jezelf aan om na het werken in een Team deze weer dicht te klappen. Het zijn net ladekastjes, als alle lades openstaan, ziet de kast er altijd rommelig uit! 🙂 Hiernaast bespaart het natuurlijk ruimte.
- – Voeg logo’s toe aan je Teams. Visuele herkenbaarheid help ook bij het behouden van overzicht.
Tip 2: maak werkafspraken over communicatie in Teams en houd hiermee de Posts overzichtelijk
- – Start je een nieuwe post in Teams, zorg er dan altijd voor dat je een helder onderwerp toevoegt. Dit kan je doen via het ‘Opmaken’ knopje (een A met een kwastje). Hoe meer gesprekken er plaatsvinden in Teams, hoe belangrijker het gebruik van heldere onderwerpen wordt in de terugvindbaarheid van communicatie.
- – Het lijkt misschien een open deur, maar wanneer je reageert op een post van een collega, zorg er dan voor dat je ook daadwerkelijk reageert. Klik hiervoor op de knop ‘beantwoorden’. Ik zie het vaak gebeuren dat iemand per ongeluk een hele nieuwe post start. Gebeurt het je toch een keer? Verwijder simpelweg je nieuwe post (tip: kopieer de tekst eerst!) en klik alsnog even op ‘beantwoorden’.
- – We zijn al snel geneigd om veel @mentions te gebruiken. Spreek met elkaar af dat je alleen iemand (of een geheel Team of kanaal) @mentioned als er ook daadwerkelijk een actie verwacht wordt van de ander of als het om een ‘need to know’ gaat. Dit maakt de hoeveelheid ‘rode’ meldingen voor iedereen behapbaar.
Deze tips werken alleen als je het gezamenlijk doet! Maak dus werkafspraken met elkaar over hoe je communiceert in Teams.
Tip 3: Persoonlijke productiviteit in Teams
- – In de mail gebruiken we vaak het welbekende rode vlaggetje om voor onszelf aan te geven dat we met deze mail later nog iets moeten doen. Dit vlaggetje heb je alleen niet (of misschien nog niet) tot je beschikking in Teams. Wel kan je in Teams een bericht ‘Opslaan’. Sla berichten waar je later nog naar wilt kijken op.
Je vindt ze vervolgens terug bij je profiel (rechts bovenin).
Tip 4: Zoeken in Teams
- – Ondanks al deze maatregelen toch nog iets kwijtgeraakt in Teams? Een mooi moment om de zoekbalk (die je bovenin Teams vindt) uit te proberen!
Heb je een vraag over Teams of wil je even sparren? Neem gerust contact op met Loes van Dril.
