Je staat bij een collega aan het bureau, belooft hem iets toe te sturen maar eenmaal terug op je eigen werkplek ben je het alweer vergeten. Je project zit op een piek en je hebt zoveel aan je hoofd dat je door de bomen het bos niet meer ziet en dingen vergeet. Of je hebt je taken wel opgeschreven maar je weet niet meer waar of je vergeet erop te kijken. Allemaal situaties die we volgens mij allemaal wel eens meemaken helaas… De oplossing? Een takenlijst die je altijd bij de hand hebt en die je herinnert aan taken wanneer je het nodig hebt: de Microsoft To Do app!
Microsoft To Do is bedoeld om je persoonlijke taken in te noteren, te structureren en slim af te handelen. Het integreert al mooi met je Outlook taken en zal op den duur deze functie helemaal overnemen. Het krijgt dus een prominente plek in Outlook maar heeft ook een mooie desktop app op je computer én een handige app voor op je telefoon. En vooral die laatste vind ik persoonlijk een topper: dan kan ik dus ook iets in mijn takenlijst noteren als ik bij een collega aan zijn/haar bureau sta, als ik ’s nachts wakker schiet of als ik net even op de wc zit.
Handigheidje #1: verschillende takenlijsten aanmaken
De To Do app maakt het mogelijk om verschillende takenlijsten te maken; zo kun je je taken bundelen en ordenen. Ik heb zelf bijvoorbeeld een takenlijst per project of klant. Daarnaast nog een lijstje met commerciële acties en een lijst met losse taken die nergens onder vallen. En niet te vergeten: een lijst met films en series die ik nog wil zien, een klussenlijstje voor in huis en de boodschappenlijst!
Denk je bij bovenstaand plaatje: wat moet zij nou met die plaatjes voor haar lijsten? Scroll dan vooral door naar de volgende tip. Maar als je net als ik heel blij wordt van dat boterhammetje bij de boodschappenlijst, fleur dan ook jouw takenlijsten op met deze iconen! Als je een takenlijst opent, zie je bovenaan naast de naam van de lijst, een icoon van een smiley met plusje. Klik hierop om een icoon bij jouw takenlijst te kiezen.
Handigheidje #2: taken slim maken en structureren
Je hebt vast als zelf gevonden dat je onder in een takenlijst een taak kunt toevoegen en dat deze er met een Enter, direct in wordt gezet. Maar denk ook eens aan deze handigheidjes:
> Geef je taak een Einddatum mee. Je taak verschijnt dan ook in het automatische lijstje ‘Gepland’.
> Betreft het een taak die je op een bepaald tijdstip moet uitvoeren? Bijvoorbeeld: iemand bellen, je uren boeken of iets aanleveren. Dan kun je een herinnering instellen bij het klokje Later. En moet je deze taak regelmatig uitvoeren (zoals het wekelijks boeken van je uren) stel dan bij Herhalen deze taak in als repeterend.
> Je moet een taak dus altijd toevoegen aan een lijst. Maar sommige taken horen misschien wel in meerdere lijsten, of je hebt taken rondom een bepaald project of onderwerp verspreid staan over meerdere takenlijsten. Geef ze dan een hashtag mee, bijvoorbeeld: “melk kopen #persoonlijk”. Deze taak plaats je in je boodschappenlijst, maar als je in To Do zoekt op ‘#persoonlijk’, krijg zie alle taken die deze # hebben meegekregen; ongeacht in welke lijst ze staan.
> Taken die extra aandacht verdienen of bijvoorbeeld spoed hebben, kun je markeren als Belangrijk door op het sterretje te klikken. Ze verschijnen nu bovenaan je takenlijst en in het lijstje ‘Belangrijk’ in To Do.
Handigheidje #3: handige samenwerking met Outlook taken en Microsoft Planner
Ik hoor van veel mensen dat ze de takenfunctie in Outlook nu wat te beperkt vinden. Maar mailtjes vlaggen (een rood vlaggetje meegeven) dat doen dan wel weer veel mensen. Of een mail naar je takenlijst slepen zodat hij daar, inclusief inhoud en einddatum, bewaard wordt. Goed nieuws, want de gevlagde mails en Outlook taken, zie je ook terug in To Do! Bekijk daarvoor de lijsten ‘E-mail met vlag’ en ‘Taken’. Ik vind dit vooral handig om e-mails naar mijn To Do app te verplaatsen. Vanuit hier sleep ik ze vervolgens naar de takenlijst waar ze horen.
Ook in de integratie met Microsoft Planner is To Do voorzien. Waar To Do bedoelt is voor je persoonlijke taken, is Microsoft Planner bedoelt voor gedeelde taken: taken die je bijhoudt met je team. Maar als je dat doet, heb je jouw taken verspreidt over jouw To Do én verschillende planborden. Gelukkig heeft To Do ook de lijst ‘Toegewezen aan mij’ waar je alle Planner taken ziet die op jouw naam staan!
bonus tip: kijk ook eens in het linker menu van Teams onder de 3 puntje (…) en kies Tasks for Planner en To Do. Hier zie je ook een overzicht van alle taken die in Planner op jouw naam staan + je taken in To Do.
Handigheidje #4: gebruik ‘Mijn dag’ om te bepalen waar je die dag aan gaat werken
Ik start ’s morgens mijn dag met een soort ‘dagstart met mezelf’: ik doorloop al mijn takenlijsten en besluit wat ik vandaag wil oppakken. Dit doe ik door de taak aan te klikken en te kiezen voor Toevoegen aan mijn dag (of gebruik de toets combinatie Ctrl + T). De taak verschijnt nu ook in de lijst ‘Mijn dag’ maar staat ook nog steeds in de originele lijst. Voltooi je de taak in ‘Mijn dag’, dan verdwijnt hij ook uit je takenlijst en andersom.
Vandaag niet alles afgekregen? Dan begin je ‘Mijn dag’ morgen weer met een schone lei en kun je nieuwe taken selecteren voor die dag. Maar start die dag dan eens door eerst naar ‘Mijn dag’ toe te gaan. Je ziet dan aan de rechter kant handige suggesties van taken die je gister in ‘Mijn dag’ had staan maar niet af hebt gekregen of taken met een einddatum die er bijna aan komt.
Wil je meer weten over Microsoft To Do of verder praten? Neem dan contact op met Jessy Groen.
