uitdaging
Het Nationaal Renovatie Platform (NRP) bestaat voornamelijk uit zzp’ers, elk met hun eigen werkwijze. Aangezien er geen eigen kantoor is om elkaar persoonlijk te ontmoeten, werkt het team grotendeels online samen. Er werd veel heen-en-weer gemaild, geappt en online vergaderd. Eens per maand komt het team fysiek bijeen om informatie uit te wisselen. Helaas leidde deze manier van samenwerking tot veel tijd- en efficiëntieverlies. Informatie en documenten zijn versnipperd en verstopt in verschillende mailboxen en systemen, zoals Dropbox en Google Drive. Daarbij was het vaak onduidelijk wat de laatste versie was van een document. Met als gevolg: tijd- en efficiency-verlies.
wens
Het NRP-team ging daarom op zoek naar manieren om de kennisdeling te verbeteren en elkaar beter op de hoogte te houden van activiteiten. Ook was er grote behoefte aan de mogelijkheid om samen en tegelijk aan een document te werken, zonder het steeds heen-en-weer te hoeven mailen. Het delen, verrijken en stapelen van kennis is van groot belang voor NRP. Niet alleen voor haar partners en de wereld, maar ook voor haar medewerkers. Zo wordt meer kruisbestuiving gecreëerd tussen de verschillende onderwerpen waaraan collega’s werken en kan actuele informatie sneller worden gedeeld binnen de NRP-werkomgeving.
oplossing
Om deze doelen te bereiken, introduceerden we bij het NRP Microsoft Teams als samenwerkplatform en zijn we aan de slag gegaan met een visie- en inspiratieworkshop over samenwerken. Samen met de medewerkers hebben we de uitdagingen en mogelijkheden van digitale samenwerking vierkend en een helder beeld geschetst van wat ideale samenwerking voor NRP inhoudt. Vervolgens hebben we vijf duidelijke uitgangspunten en bijbehorende werkafspraken opgesteld om deze ideale samenwerking te realiseren.
Een van de afspraken is bijvoorbeeld dat we kennis zouden vastleggen binnen de Microsoft 365-omgeving van het NRP en we documenten één versie en vindplaats zouden geven. Deze uitgangspunten en werkafspraken zijn vastgelegd in een visuele plaat. In een vervolgworkshop hebben we gezamenlijk de stappen gezet om deze principes en afspraken in de praktijk toe te passen in Microsoft 365, op een manier die aansluit bij de behoeften van het NRP. Zo was na afloop voor iedereen helder hoe de organisatie gaat samenwerken met Microsoft 365 en beschikten ze over de vaardigheden om Microsoft 365 op een slimme manier in te zetten.
resultaat
Anne-Beth vertelt: “Het was even wennen, maar al snel wisten alle teamleden de kanalen, teams, chats en documenten te vinden en ging men ermee aan de slag. De documenten worden nu sneller gedeeld en met elkaar opgesteld en we hebben nu ook de geruststellende zekerheid dat het de laatste versie is. Er is meer rust en overzicht gekomen omdat we vrijwel alles op één plek beheren en delen. Outlook gebruiken we eigenlijk alleen maar voor onze externe communicatie.”
Daarnaast merkt ze op dat collega’s de archieven aanvullen met documenten en informatie die zij nog in eigen beheer hadden. “Zo zorgen we er echt samen voor dat onze backoffice ‘op orde’ is.”
En misschien nog wel het mooiste van alles: “Doordat we meer gestructureerd en efficiënter zijn gaan werken, kunnen we ons tijdens onze maandelijkse live bijeenkomsten ook echt focussen op de inhoud van ons werk. We hebben allemaal toegang tot de juiste informatie; iedereen heeft alle stukken gezien en gelezen, niemand hoeft te worden bijgepraat. Tijdens de live sessie kunnen we nu snel schakelen en de diepte in.”.