Hogeschool Saxion heeft een grote stap gezet in efficiënter digitaal samenwerken. Sinds kort heeft iedere medewerker een aantal Office 365 apps tot zijn beschikking. Zo zijn onder andere Teams, OneNote, Planner en OneDrive uitgerold. Bij Saxion zien ze in dat het simpelweg beschikbaar maken van deze apps niet automatisch betekent dat men het ook op de gewenste manier gebruikt. Bij een uitrol als deze hoort een nieuwe manier van samenwerken en dat introduceren is nog niet zo makkelijk bij een school met meer dan 3.000 medewerkers. Het vraagt om het loslaten van oude samenwerkpatronen en het omarmen van nieuwe werkwijzen. Dit is nu precies wat work21 onder ‘adoptie van nieuwe technologie’ verstaat en waar wij Saxion bij hebben geholpen. We delen hieronder 4 lessons learned.
1. sluit aan bij het primaire proces
Onderzoek eerst hoe een team nu samenwerkt. Vraag wat er goed gaat en wat beter kan in digitaal samenwerken. Een team kan bijvoorbeeld werken met een netwerkschijf en daar content mee zijn. De teamleden kunnen echter niet tegelijkertijd in een document werken, of werken met versiegeschiedenis. Dat kan beter, vinden ze. Teams introduceer je dan als een soort netwerkschijf, maar dan mét versies en de mogelijkheid om tegelijkertijd in een bestand te werken. Zoek dus naar de punten waar voor dát team en die specifieke werkprocessen winst te behalen is.
2. one size fits nobody
Saxion bestaat uit 3.000 medewerkers die onder verschillende eenheden werken. Deze eenheden hebben elk hun eigen cultuur, werkwijzen en processen. In het project hebben we deze eenheden uitgenodigd om zelf na te denken over de planning en introductie. Het projectteam heeft hen hierin geadviseerd en bijgestaan. Ook stimuleerde het projectteam de eenheden om op eenheidsniveau werkafspraken te maken. Hierbij boden we begeleiding als dat gewenst was. Dit gebeurt uiteraard wel binnen de vooraf vastgestelde kaders (zoals: Trello uit, Planner aan). Deze aanpak is goed bevallen bij de eenheden en legt het eigenaarschap laag in de organisatie.
3. maak het gewenste gedrag duidelijk
Veel veranderingen hebben een aspect van leren in zich. Zo ook deze verandering. Als je een nieuwe manier van samenwerken moet aanleren, wil je weten wat er van jou en je team wordt verwacht. Net zoals een leerling die voor het eerst een som moet maken en wil weten hoe hij de som moet maken. Het kan helpen om ter illustratie van het nieuwe gewenste gedrag het oude gedrag erbij te noemen. Dit noemen wij ook wel werkscenario’s bij work21. “Als ik voorheen de jaarplanning onder de aandacht wilde brengen bij collega’s, dan stuurde ik een mail naar de groep met een bijlage. Nu kan ik dat doen met Microsoft Teams, door een bestand bij een gesprek te voegen en mensen te ‘@mentionen’ (vermelden).”
4. vergeet de vergeetcurve niet
Bij Saxion hebben veel teams een training gevolgd. Direct na de training zijn deelnemers enthousiast. Medewerkers van de eenheden nemen zich voor om met het geleerde aan de slag te gaan. Maar we zien dat na enige tijd de goede voornemens vervliegen. Mensen vervallen in ‘oude’ gewoonten. Uit onderzoek blijkt dat maar 10% van een training blijft hangen. Dit wordt ook wel de vergeetcurve genoemd. Ook bij Saxion was dit het geval. Uit gesprekken met de eenheden bleek dat men aan één training niet genoeg had. Er waren vragen over inrichting, afspraken en waar men wat moest opslaan. Men had behoefte aan langere ondersteuning en herhaling.
Dit waren de lessons learned van het traject bij Saxion tot zo ver. Ik ben benieuwd in hoeverre dit herkenbaar is voor andere scholen. Heb je interesse in een verdiepend gesprek waar we de worstelingen en uitdagingen op jouw school bespreken? Neem dan contact op met onze Sanneke Kats om een een keer koffie te drinken en ervaringen uit te wisselen. Ik help je graag vrijblijvend op weg. Dat kan trouwens ook als je geen school bent
